ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS PARTE 3

ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS PARTE 3

VALORAÇÃO SOB CONTROLE DE ESTOQUE

A valoração dos estoques é a atribuição do valor financeiro dos produtos estocados e movimentados, tomando-se como base o preço de aquisição do mercado.

A avaliação dos estoques pode ser feita através de quatro métodos:

Ø  Preço médio;

Ø  Método Peps – Fifo;

Ø  Método Ueps – Lifo;

Ø  Custo de reposição.

Ø  Valoração pelo preço médio

É o método mais utilizado. Por ele, o valor do estoque é calculado pela média dos preços das entradas dos produtos. No Brasil, a Lei 4320/69, em seu artigo 106, determina que os órgãos públicos façam uso do custo médio ponderado (Vecina Neto & Reinhardt Filho, 1998).

VALORAÇÃO PELO MÉTODO PEPS – FIFO

A sigla Peps é a abreviatura da frase: ‘primeiro a entrar, primeiro a sair’. Em inglês, Fifo: ‘first in, first out’. A avaliação dos estoques é feita pela ordem cronológica das entradas. Sai o material pelo lote mais antigo, cujo preço está baseado no custo de entrada no estoque. Terminado o lote mais antigo, aplica-se o preço do segundo lote mais antigo. O saldo em estoque é calculado pelo custo das entradas de medicamentos (Chiavenato, 1991).

A vantagem desse tipo de avaliação é que o valor dos estoques fica sempre atualizado em relação ao valor da última entrada. O valor dos estoques se aproxima dos preços atuais de mercado. O custo da distribuição é calculado em função dos valores dos primeiros lotes de entrada nos estoques.

AVALIAÇÃO PELO MÉTODO UEPS – LIFO

A saída do estoque é feita pelo preço do último lote a entrar nos estoques. O valor dos estoques é calculado ao custo do último preço. O que, normalmente, é mais elevado, provocando uma supervalorização dos estoques. A vantagem do método é a simplificação dos cálculos (Chiavenato, 1991).

VALORAÇÃO PELO PREÇO DE REPOSIÇÃO

É o preço unitário de reposição do estoque que ajusta a valoração dos estoques. Assim, o valor dos estoques é sempre atualizado em função dos preços de mercado, identificados pela última entrada. Esse método é de baixa aplicação no setor público.

INVENTÁRIO SOB CONTROLE DE ESTOQUE

Inventário é a contagem de todos os produtos em estoque para verificar se a quantidade encontrada nas prateleiras coincide com a quantidade estipulada nas fichas de controle (SES Ce, 1998). É a relação de bens enumerados minuciosamente, utilizados e relacionados ao estoque. Sua realização pode ser desencadeada por uma exigência contábil para prestação de contas, em geral, anualmente, ou como função de rotina para ajustes e aferições do processo e identificação de não conformidades. Neste caso, o procedimento costuma receber a denominação de ‘conferência de estoque’.

Deve ser realizado com periodicidade regular ou, ainda, em situações específicas:

Ø  Por ocasião do início de uma nova atividade ou função;

Ø  Sempre que o responsável ausentar-se das funções;

Ø  Ao deixar ou assumir um novo cargo ou função.

Ø  Semanalmente, contagem por amostras seletivas de 10 a 20% nos produtos em estoque, principalmente dos produtos de controle especial e os de maior

Ø  Rotatividade, ou aleatoriamente.

Quando realizado em curto intervalo de tempo, o inventário permite intervir mais facilmente nas correções das não conformidades que geraram as diferenças. Os itens de maior rotatividade e custo (produtos A da curva ABC) devem ser monitorados mais amiúde.

Outra medida é a conferência de uma seleção aleatória de itens. O inventário é obrigatório ao final de cada exercício orçamentário para atualização dos estoques e prestação anual de contas.

Procedimentos para realização de inventários:

Ø  Elaborar um instrumento padrão (formulário) com as especificações de todos os produtos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenças (para mais e para menos) e percentual de erros.

Ø  Reunir a equipe de trabalho para discutir o melhor período para realização do inventário.

Ø  Designar as equipes para contagem.

Ø  Proceder a arrumação física dos produtos para a agilização da contagem.

Ø  Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer e os deteriorados, dando baixa nos estoques.

Ø  Comunicar por escrito, aos interessados (administração e usuários), a data de

Ø  início e finalização do inventário.

Ø  Atender a todos os pedidos antes do início do inventário.

Ø  Revisar as somas das fichas de controle.

Ø  Efetuar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem, efetuar uma terceira contagem.

Ø  Confrontar os estoque das fichas com o estoque físico.

Ø  Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessários.

Ø  Elaborar o relatório.

Recomendações sobre o inventário:

Ø  Durante o período de inventário, o atendimento deve ser suspenso, exceto os pedidos de urgência.

Ø  As entradas e saídas de medicamentos devem ser lançadas somente após a finalização do inventário para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto.

Ø  No caso de divergências nos estoques, registrar a ocorrência.

Ø  Rastrear as notas fiscais de entrada, documentos de saída, registros de ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e vencidos para identificar as possíveis falhas.

Ø  Revisar as somas das entradas e saídas das fichas de controle para avaliar se houve erro na soma ou registros etc.

DISTRIBUIÇÃO

O processo de qualquer sistema de distribuição tem início a partir de uma solicitação de medicamentos (por parte do requisitante) para o nível de distribuição envolvido, a fim de suprir as necessidades desses medicamentos por um determinado período de tempo.

Uma distribuição correta e racional de medicamentos deve garantir: rapidez na entrega, segurança e eficiência no sistema de informação e controle:

Ø  Rapidez – o processo de distribuição deve ser realizado em tempo hábil, através de um cronograma estabelecido, impedindo atrasos e/ou desabastecimento ao sistema.

Ø  Segurança – é a garantia de que os produtos chegarão ao destinatário nas quantidades corretas e com a qualidade desejada.

Ø  Transporte – na escolha do transporte, deve-se considerar as condições adequadas de segurança, a distância das rotas das viagens, o tempo da entrega e custos financeiros.

Ø  Sistema de informação e controle eficiente – a distribuição deverá ser monitorada sempre; deve dispor de um sistema de informações que propicie, a qualquer momento, dados atualizados sobre a posição ‘físico-financeira’ dos estoques, das quantidades recebidas e distribuídas, dos dados de consumo e da demanda de cada produto, dos estoques máximo e mínimo, do ponto de reposição, das quantidades que foram adquiridas, e qualquer outra informação que se fizer necessária, para um gerenciamento adequado.

A periodicidade na qual os medicamentos são distribuídos às unidades operativas varia em função da programação, número de unidades usuárias, capacidade de armazenamento dessas unidades, magnitude da demanda no nível local, tempo de aquisição, disponibilidade de transporte e de recursos humanos, entre outros.

No fluxo almoxarifado municipal às unidades de saúde, a distribuição mensal, apesar de mais onerosa ao sistema, é a que garante o melhor acompanhamento e gerenciamento das informações.

TIPOS DE DISTRIBUIÇÃO

No caso brasileiro as três esferas de governo adquirem medicamentos para uso em seu próprio nível ou na esfera vinculada. O fornecedor poderá ser um fabricante ou distribuidor atacadista ou varejista.

A entrega do fornecedor pode ocorrer em almoxarifado centralizado do nível que fez a compra ou de forma descentralizada nos almoxarifados dos níveis vinculados.

Em vários municípios, para racionalização de recursos, pode ocorrer que um determinado número de unidades de cuidado de menor complexidade fiquem vinculadas a unidades de maior complexidade.

Uma situação é o consórcio de municípios, que pode ser gerenciado em um município sede ou no nível estadual.

Dessa forma, na relação com o fornecedor privado, a distribuição pode ser classificada como ‘centralizada’ quando a entrega é feita em almoxarifado central gerido pela esfera que solicitou a compra, e ‘descentralizada’ quando a compra é gerenciada em uma das esferas e a entrega é feita nos almoxarifados a ela vinculados.

Na relação dentro do setor público, os tipos de distribuição podem ser classificados como:

Ø  Atendimento de requisição – quando as unidades usuárias têm autonomia de fazer sua programação de necessidades, conformando requisições apresentadas para atendimento no almoxarifado principal.

Ø  Cotas – nessa modalidade, o nível principal determina cotas prefixadas, geralmente com base de cálculo linear, com periodicidade de entrega também prefixada.

Ø  Reposição automática – a distribuição automática é uma evolução do sistema de cotas. A proposição é de que a cota seja definida na negociação cliente-fornecedor e represente a quantidade máxima em estoque.

A cada fornecimento, as quantidades fornecidas devem repor o que foi consumido no período, recuperando a cota inicialmente definida. Deve haver uma flexibilidade na compreensão da cota como quantidade máxima, pois existem várias situações nas quais o consumo atípico se justifica (epidemias, acidentes etc.), devendo ser atendido pelo almoxarifado principal.

O fluxo da distribuição vai depender das características da rede, capacitação dos recursos humanos envolvidos nos diferentes níveis e infra-estrutura. É necessário estabelecer uma comunicação permanente com todos os níveis envolvidos no processo, definindo os critérios e o cronograma de distribuição.

Definir, também, a data de prestação de contas e instrumentos a serem utilizados para que a distribuição seja efetuada de forma satisfatória. Para garantia da transparência, deve haver também um fluxo de informação descendente, de forma que as unidades possam acompanhar as informações de interesse no almoxarifado municipal.

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

Toda distribuição envolve um sistema complexo de atividades necessárias para que o medicamento chegue ao destinatário/usuário em tempo oportuno. Um aspecto importante e muitas vezes negligenciado é a importância de garantir a rastreabilidade dos produtos fornecidos. Se, por exemplo, um paciente de um determinado centro de saúde identifica uma falha de qualidade em medicamento que lhe foi fornecido, deve ser possível ao almoxarifado municipal identificar todas as informações relativas àquela compra (lote, fornecedor, fabricante etc.) para comprometer o fornecedor como também identificar todas as unidades de saúde que receberam o mesmo lote para providenciar o recolhimento. Para tanto, exige uma estrutura de gestão que permita uma distribuição segura, eficiente e econômica.

Descreve-se, a seguir, os passos para um atendimento em um sistema de distribuição por requisição.

a) Análise da solicitação do pedido

A partir da solicitação, faz-se uma avaliação criteriosa para proceder ao atendimento requerido, verificando as quantidades anteriormente distribuídas, o consumo no período e o consumo médio, a demanda (atendida e não atendida), o número de pacientes atendidos/ mês, o estoque existente, a data do último atendimento e a solicitação anterior.

b) Processamento do pedido

Após a análise das informações e a identificação das necessidades, atende-se à solicitação, mediante documento elaborado em duas vias, sendo uma cópia para a unidade requisitante e a outra para o controle da distribuição.

c) Preparação

As quantidades para atendimento são embaladas e organizadas para despacho de acordo com o meio de transporte a ser utilizado. Alguns cuidados, tão mais importantes quanto menor segurança se tenha quanto ao treinamento da equipe que irá utilizar o medicamento na ponta, são:

v Não reaproveitar caixas de medicamentos para o empacotamento do pedido: a reunião de diferentes medicamentos em uma caixa identificada para um outro medicamento específico pode induzir manter erros de conferência e identificação dos medicamentos distribuídos, devendo, portanto, ser evitada.

v Não distribuir diferentes lotes de um mesmo medicamento: aumenta as dificuldades de rastreabilidade e o risco de misturar medicamentos com diferentes validades.

v Os medicamentos devem estar suficientemente identificados, incluindo o prazo de validade: ainda é comum o recebimento de medicamentos em que informações importantes, como a data de validade, constam apenas da embalagem secundária (por exemplo, a caixa que contém os envelopes de comprimidos). Ao se violar a embalagem secundária, deve-se garantir que as unidades distribuídas (por exemplo, envelopes ou blísters) preservam todas as informações fundamentais.

d) Liberação do pedido e registro da movimentação

A preparação do pedido deve ser feita por um funcionário e revisada por outro para evitar falhas na conferência. Toda movimentação deve estar rigorosamente ligada a seu registro, sob risco de falhas importantes no sistema de informação, prejudicando todo o processo de programação e, consequentemente, todo o fluxo do ciclo da Assistência Farmacêutica. Deve-se procurar atender, em um mesmo momento, à integralidade de cada pedido e, quando isto não puder ocorrer, os procedimentos para completar o pedido devem estar previamente definidos, registrados e divulgados para conhecimento de todos os envolvidos, de forma a minimizar o desabastecimento nas unidades de saúde e os atropelos de fluxo.

e) Transporte

Este pode ser um componente bastante oneroso e de complexo gerenciamento. Em função da infra-estrutura existente, distribuição geográfica e periodicidade de fornecimento, dentre outros fatores, deve-se decidir se o almoxarifado municipal irá encarregar-se do transporte dos medicamentos até as unidades de saúde ou se estas utilizarão seus próprios veículos para a retirada dos produtos. Independentemente da opção escolhida, deve-se garantir que o meio de transporte utilizado preserve a qualidade do medicamento durante todo o período de trânsito. O cronograma de reposição deve ser cuidadosamente definido de forma a racionalizar o uso dos meios de transporte, evitando que o mesmo percurso tenha de ser desnecessariamente refeito.

f) Conferência

O recebedor deverá conferir todos os itens pertinentes à atividade de recebimento de medicamentos e assinar as duas vias do documento (nome por extenso, número da identidade ou da matrícula, local, setor de trabalho e data do recebimento). Para otimizar o tempo, recomenda-se confeccionar um carimbo com os referidos dados.

g) Registro de saída

Após a entrega do pedido, registram-se as informações do documento de saída em livro ata, ficha de controle ou computador, dependendo do sistema de controle.

h) Arquivo da documentação

Atividade que consiste no suprimento de medicamentos às unidades de saúde, em quantidades, qualidade e tempo oportuno para posterior dispensação à população usuária.

Deve-se manter o arquivo das cópias de todos os documentos por um período de cinco anos ou outro período indicado pela regulamentação local.

RECOMENDAÇÕES PARA DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS

v Associar a distribuição de medicamentos a uma programação previamente estabelecida.

v Contemplar no planejamento da distribuição o cronograma de entrega, normas e procedimentos, instrumentos (formulários contendo informações sobre especificação completa, quantidade, lote, prazo de validade, preço, dentre outros) para acompanhamento e controle.

v Considerar a estrutura física para o armazenamento dos produtos.

v Entregar medicamentos somente mediante uma autorização (por escrito), acompanhada das duas vias do documento e assinada pelo solicitante responsável.

v Separar os medicamentos por ordem cronológica de prazo de validade, procurando enviar a cada cliente um único lote de medicamento por vez.

v Reconferir (sempre) o pedido antes da entrega.

v Registrar a saída no sistema de controle após a entrega do pedido.

v Arquivar a segunda via do documento.

v Elaborar relatórios mensais, informando aos gestores, as quantidades e recursos distribuídos, percentual de cobertura etc.

v Registrar em formulário próprio (em duas vias) os pedidos não atendidos na totalidade (nome da unidade, especificação do produto, quantidade total a receber, quantidade entregue, total do crédito e a data).

AVALIAÇÃO DO ARMAZENAMENTO E DA DISTRIBUIÇÃO

São apresentados a seguir alguns exemplos de indicadores já validados em experiências nacionais e internacionais para a avaliação do Armazenamento e da Distribuição (RPM, 1995).

Cabe sempre lembrar que os indicadores podem ser adaptados ou substituídos em função da necessidade local, e podem tanto servir como base ao processo interno de tomada de decisão do serviço quanto para expressar o desempenho geral para os níveis hierárquicos superiores e para a sociedade. Quaisquer indicadores devem ser usados sem prejuízo daqueles que são básicos para monitoramento do controle de estoque: consumo médio mensal, estoque máximo, estoque mínimo, ponto de reposição, preço médio de movimentação, valor em estoque etc.

Assistência Farmacêutica...

Quadro 3 – Indicadores de estrutura e processo para armazenamento e distribuição

ARMAZENAMENTO

Denominação Definição Estrutura

Adequação das práticas de estocagem de medicamentos Grau com que as Boas Práticas de estocagem (PBE) são observadas. É útil definir uma lista de verificação dos aspectos de Boas Práticas a serem observados. É possível atribuir pontuação para o atingimento da situação ideal, transformando este em um indicador quantitativo

Processo

v Porcentagem de medicamentos inspecionados fisicamente nas últimas 3 entregas no nível local

v Porcentagem de medicamentos inspecionados quanto às características organolépticas em relação ao total de medicamentos recebidos no período

v Porcentagem de itens de estoque cuja contagem física corresponde ao estoque registrado

v Porcentagem dos itens de medicamentos em estoque, cuja contagem física corresponde ao valor registrado no controle de estoque

v Porcentagem média ponderada de variação individual no inventário para os medicamentos estocados

v Porcentagem média ponderada de variação no inventário é a média ponderada do módulo das diferenças entre a quantidade registrada do estoque e a contagem física

v Porcentagem de perdas física e financeiras por tipo de perda (vencimento, danificação, desvio)

Obtém-se dividindo o valor ou quantidade total perdido de cada medicamento pelo valor ou quantidade total recebida no período

Adequação no transporte de medicamentos

v Disponibilidade de veículos adequados ao transporte de medicamentos

v Porcentagem média de medicamentos disponíveis em estoque no nível local

Um medicamento é considerado disponível se, ao menos uma unidade do produto, dentro do prazo de validade, encontra-se em estoque. Caso o almoxarifado movimente uma variedade muito grande de itens, um elenco limitado de medicamentos traçadores podem ser definidos para fins de verificação

v Porcentagem média de dias com estoque zerado

Considera-se como zerado o item em que não haja ao menos uma unidade na validade, em condições adequadas para o uso

Fonte: Rational Pharmaceutical Management Project (RPM, 1995).

FONTE : MINISTÉRIO DA SAÚDE

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