FARMÁCIA HOSPITALAR - ORGANIZAÇÃO

FARMÁCIA HOSPITALAR - ORGANIZAÇÃO

1 - Introdução

Dois assuntos, sob nossa ótica, são fundamentais em Farmácia Hospitalar para podermos entender o seu funcionamento e que são representados pelas teorias organizacionais e de gestão de serviços e pelo planejamento, considerando que não podemos divorciar os aspectos técnicos dos administrativos quando avaliamos este tipo de serviço.

Considerando a importância desses assuntos, passaremos a abordar determinadas questões marcantes sobre ambos, com o objetivo de fundamentar colocações que serão abordadas nos proximamente. ,

É evidente que ambos assuntos são extremamente complexos e podem ser observados e analisados por ângulos diferenciados e portanto não é nossa proposta o tratamento profundo dos assuntos que podem e devem ser estudados através de diversas obras. Nossa intenção é somente contextualizar o pensamento de alguns autores sobre os referidos assuntos e refleti-los sob a ótica de uma Farmácia Hospitalar.

Conforme verificamos uma das atividades de relevância para o desenvolvimento de empresas privadas ou instituições estatais é sua organização ou estrutura organizacional. A complexidade das organizações através do tempo fez com houvesse estudos cada vez mais profundos da questão e diversas teorias e autores tentaram explicar o desenvolvimento dessas organizações.

Podemos verificar a estrutura organizativa da Farmácia Hospitalar através da dependência hierárquica refletida por seu organograma (estrutura formal), ou pelas observações e entrevistas realizadas (informal), tanto em nível interno como ambulatorial.

A Farmácia Hospitalar pode ser enquadrada nas categorias de departamento, serviço e seção, funcionando no sistema hospitalar como apoio clínico. Para tanto, deve estar integrada a outros grupos de serviços, tais como: laboratório de análises clínicas, radiologia, nutrição, central de esterilização, bem como a todas as clínicas existentes no hospital. Pode atuar também com a função de apoio administrativo, devendo, portanto, estar integrada a um grupo de serviços, como compras ou abastecimento (serviço de material) e administração geral (pessoal, manutenção, vigilância, etc.).

Outro fator importante está representado pelas linhas de supervisão e de coordenação. Quem supervisiona a Farmácia Hospitalar e que áreas de atividades são supervisionadas?. A quem cabe a supervisão do chefe ou encarregado da Farmácia e que áreas de atividades são supervisionadas ?. Quais são os mecanismos formais e informais com os serviços clínicos e de apoio (Comitês, Comissões, Conselhos) e com os níveis hierárquicos superiores da instituição. (Comitês, Comissões Regionais, Nacionais, etc.) ? (OPAS, 1992).

O estabelecimento de políticas, através de normas, manuais e diretrizes, que regulamentem o funcionamento da organização da farmácia, é necessário e essas normas devem constar em documentos vigentes, conhecidas por todos os usuários.

Para tanto, devem verificar-se a existência de um documento que contenha as funções da farmácia, assim como as tarefas e responsabilidade de cada servidor, além de outras.

É necessário identificar a participação do chefe ou encarregado pela Farmácia e de seu pessoal em cada um dos componentes da atenção farmacêutica, assim como também em outras atividades realizadas pela Unidade de Saúde que objetive o uso racional de medicamentos (OPAS, 1992).

Uma boa organização das farmácias é importante para se preservar a eficácia e as condições de integridade do medicamento, assim como reduzir perdas e garantir um ambiente agradável de trabalho. Contribui para o bom desempenho profissional, agiliza a dispensação, evita erros e melhora a qualidade do atendimento dispensado ao paciente.

O estabelecimento de políticas, através de normas, manuais e diretrizes, que regulamentem o funcionamento da organização da farmácia, é necessário e essas normas devem constar em documentos vigentes, conhecidas por todos os usuários. Para tanto, devem verificar-se a existência de um documento que contenha as funções da farmácia, assim como as tarefas e responsabilidade de cada servidor, além de outras.

No que se refere à área física devem ser consideradas as áreas de administração, de recepção, de envase, de distribuição e de produção. Em relação ao espaço físico o guia informa a possibilidade de utilização de alguns indicadores, como tais:
· 250 leitos - 210 m²
· 600 leitos - 375 m²
· 1000 leitos - 500 m²

É importante destacar que os indicadores mencionados são elásticos e dependem do cenário e do contexto em que esta inserida a Farmácia. No caso de armazenagem de outros insumos, a área deve ser aumentada em 50% Para a área administrativa, recomenda-se 2 m²por funcionário, com uma altura mínima de 2,5 m² de pé direito.

Também, deve-se considerar as condições específicas da armazenagem da área utilizada e a ventilação e iluminação adequada, preferencialmente natural. Os pisos devem ser de materiais resistentes e fáceis de serem limpos através de lavagem, além de declives apropriados, tanto no que se refere a pisos e paredes.

Outros sistemas que deve ser constantemente revistos é o elétrico, além de um sistema adequado de combate a incêndios e de ventilação adequados às necessidades. A instalação para vestuário dos funcionários deve ser observada, com lavatórios específicos para os primeiros socorros em caso de acidentes.

A escolha do local destinada à farmácia será definida por critérios de acessibilidade, comunicação, segurança, higiene e drenagem. As salas destinadas a farmácias devem ser de uso exclusivo de medicamentos, oferecer segurança, com boa ventilação e ao abrigo da luz solar direta. As paredes, o piso e teto não devem possuir rachaduras; as superfícies devem ser lisas, não soltarem pó; ser de fácil limpeza; não permitir a entrada de insetos, roedores, etc; com iluminação, ventilação, unidade e temperatura controladas. O piso deve ser impermeável e as paredes não devem apresentar sinais de umidades e mofo. A cobertura deve estar em perfeito estado, sem goteiras e se possível possuir forro.

O espaço físico destinado à farmácia deve conter uma área destinada a dispensação e uma área anexa destinada ao armazenamento de medicamentos. Segundo a Organização Mundial de Saúde deve-se observar um espaço mínimo de 1,2 m² para cada leito hospitalar e 0,6 m² para área de almoxarifados.

A área de dispensação deve conter um guichê ou balcão para atendimento da enfermagem . Este local deve ser de fácil acesso, permitir uma proximidade entre o dispensador e o pessoal de enfermagem e ao mesmo tempo evitar o fluxo de pessoas na área onde ficam os medicamentos.
O espaço disponível dever ser compatível com o nº de leitos e o fluxo de pacientes e a quantidade de produtos a serem armazenados para facilitar a manutenção, limpeza, deslocamento de funcionários e segurança.

Os medicamentos devem ser organizados em prateleiras, em pequenas quantidades que devem ser repostas constantemente, obedecendo às normas de armazenamento. Os medicamentos devem estar dispostos por forma farmacêutica ou por ordem alfabética, sendo que os de maior movimentação devem ficar mais próximo do local de entrega. As prateleiras devem ser firmes, não devendo tocar o chão para facilitar a limpeza.

Manter os medicamentos nas embalagens originais, observando sempre os prazos de validade. Os medicamentos controlados devem ficar guardados em armário com chave, ficando a mesma sob responsabilidade do profissional farmacêutico. As farmácias que dispensam medicamentos que necessitam de refrigeração devem ter uma geladeira exclusiva para tal uso.

A área de distribuição interna destinada a distribuir os medicamentos para consumo interno das diversas clínicas do hospital deve ter uma metragem mínima de 40 m2 e a área deve ser constantemente limpa e seguir as boas Normas de Armazenamento de Medicamentos e correlatos nacionais e internacionais. A área de distribuição interna funciona como um entreposto entre a área destinada ao almoxarifado geral da farmácia hospitalar e as clínicas que compõem o hospital, logo não deve possuir grandes estoques de medicamentos.

2 - Atribuições Gerais da Farmácia Hospitalar


1. Administrar o estoque dos medicamentos de acordo com as necessidades do hospital, realizando aquisição / seleção de medicamentos a partir do consumo médio, do estoque mínimo e do ponto de ressuprimento.

2. Garantir que os medicamentos sejam distribuídos dentro da data de validade e que o local de armazenamento possua condições ideais de temperatura e umidade, de acordo com as Boas Práticas de Produção e Distribuição, visando a manutenção das naturezas físicas e bioquímicas de suas composições.

3. Realizar seleção e padronização de medicamentos

4. Promover distribuição dos medicamentos de forma racional, adequada à estrutura do hospital.

5. Orientar as especialidades médicas quanto ao uso correto dos medicamentos e sua conservação.

6. Promover o ensino e treinamento dos funcionários para o trabalho em Farmácia Hospitalar.
Esses requisitos mínimos são indispensáveis para promover meios de pronto estabelecimento dos pacientes no hospital e para atender às exigências da legislação pertinente e do Código de Defesa do Consumidor, em seus artigos 6 e 8, a saber:

Artigo 6º:
“Todo consumidor tem direito a: Proteção à vida, saúde e segurança contra riscos provocados por práticas de fornecimento de produtos e serviços considerados perigosos ou nocivos. A educação e divulgação sobre o consumo adequado dos produtos e serviços, assegurada a liberdade de escolha e igualdade nas contratações a informação adequada e clara sobre os diverso produtos e serviços, com especificação correta de quantidade, característica, composição, qualidade e preço, bem como sobre os riscos que apresentem.”

Artigo 8º:
(Capítulo IV, seção I – da proteção à saúde e segurança) “Os produtos e serviços colocados no mercado de consumo não acarretarão riscos à saúde e segurança dos consumidores, exceto os considerados normais e previsíveis de sua natureza e função, obrigando-se os fornecedores, em qualquer hipótese, a dar as informações necessárias e adequadas a seu respeito.”

3 - Atribuições dos Trabalhadores em Farmácia Hospitalar

As funções e atribuições dos serviços e dos profissionais do setor também podem ser divididas em administrativas, técnicas e operacionais. Para o melhor desempenho do serviço, todos os funcionários, de acordo com o cargo que ocupam, devem estar cientes de suas atribuições. O estabelecimento destas atribuições permite ao gestor farmacêutico a definição dos cargos, a determinação do perfil e a seleção do funcionário mais adequado para o trabalho.

4 - Atribuições dos Chefe/Diretor do Serviço/Departamento de Farmácia Hospitalar

Administrativas:

- Organizar e controlar as atividades técnico-administrativas do serviço.
- Manter atualização das informações, da documentação e seu arquivamento.
- Confeccionar e manter atualização do memento terapêutico, do manual de normas e procedimentos operacionais e do manual de interações medicamentosas.
- Coordenar escala de férias, licenças e plantões dos funcionários em exercício no Serviço, bem como recomendar medidas disciplinares.
- Cumprir e fazer cumprir as ordens de acordo com a escala hierárquica, assim como as normas e diretrizes técnicas e administrativas.
- Avaliar o desempenho funcional de seus subordinados.

Operacionais:

- Controlar o estoque e fazer reposição dos medicamentos de acordo com consumo médio, o estoque de segurança e o ponto de ressuprimento, assim como fiscalizar a entrada / saída dos medicamentos e opinar quanto ao preço, qualidade e quantidade que deva permanecer em estoque.
- Assegurar atendimento adequado aos pacientes em relação à distribuição dos medicamentos
- Promover reuniões de instrução, avaliação e coordenação de atividades.
- Orientar o chefe da guarda de medicamentos quanto à interdição de lotes e aos planos de recolhimento.

Técnicas:

- Responder pela aquisição, distribuição, qualidade e registro das substâncias controladas
pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária – Medicamentos, Insumos, dietéticos e Correlatos
- Atualizar e padronizar os medicamentos, bem como sugerir novos medicamentos, de acordo com as características do hospital, com vantagens técnicas e econômicas, aos integrantes da Comissão Hospitalar de Farmácia e Terapêutica.
- Sugerir e promover medidas para redução do custo operacional.
- Cooperar com as especialidades no planejamento e execução de programas econômicos, técnicos e científicos.

5 - Atribuições do Chefe do Almoxarifado da Farmácia Hospitalar

Em nossa opinião o armazem/almoxarifado/central de abastecimento de uma Farmácia Hospitalar, considerando sua complexidade e responsabilidade deve ser cheiado por um farmacêutico.

Administrativas:

- Centralizar o recebimento de dados que envolvem consumo, distorções, incidência de prescrições e alterações na movimentação de estoque.
- Avaliar o desempenho funcional de seus subordinados.

Operacionais:

- Receber, registrar e controlar os medicamentos, mantendo a documentação arquivada adequadamente, de acordo com instruções legais.
- Observar sistema de disposição ordenada do estoque, permitindo rápido inventário e fácil inspeção. Observar altura das pilhas, empilhamento máximo permitido e distâncias, conforme critérios previamente estabelecidos.
- Orientar a organização dos medicamentos nas devidas prateleiras, com identificações próprias de acordo com nome, forma, código e validade, em áreas tecnicamente adequadas à natureza física e bioquímica de suas composições.
- Realizar inventários e auditorias periódicas – procedimentos que devem começar e terminar no mesmo dia (conferir estoques, validade, armazenamento, consumo, validação de refrigeradores, manutenção de equipamentos, aferidores de temperatura e umidade, inspeção de equipamentos contra insetos e roedores, limpeza das instalações).

Técnicas:

- Consultar as diferentes especialidades em relação à solicitação dos medicamentos que não estão apresentando rotatividade de estoque.

6 - Atribuições do Profissional Farmacêutico

Administrativas:

- Conhecer, interpretar e cumprir as exigências da legislação pertinente.
- Supervisionar processos de aquisição de produtos.
- Manter atualizada escrituração de manuais, formulários, bancos de dados e boletins de informação.
- Desenvolver e atualizar regularmente as diretrizes e os procedimentos relativos aos aspectos operacionais da manipulação de formulações magistrais e oficinais.

Operacionais:

- Especificar, selecionar, inspecionar e armazenar criteriosamente as matérias primas e materiais de embalagens necessários ao preparo das formulações.
- Participar de estudos de farmacovigilância, tendo por base a análise de reações adversas e
interações medicamentosas.
- Organizar e operacionalizar áreas de funcionamento da farmácia

Técnicas:

- Qualificar fornecedores pela exigência de certificados de Boas Práticas de Produção e assegurar recebimento dos certificados de análise emitidos pelos fornecedores.
- Avaliar prescrição médica quanto à adequação, concentração e compatibilidade físicoquímica dos componentes, dose e via de administração.
- Assegurar condições adequadas de manipulação, conservação, transporte, dispensação e avaliação final da formulação, visando evitar riscos.
- Determinar os prazos de validade de cada produto manipulado.
- Promover e registrar treinamento operacional e de educação continuada, para atualização dos profissionais envolvidos na manipulação. O conceito de garantia da qualidade e todas as medidas capazes de melhorar a compreensão e sua implementação devem ser amplamente discutidos durante as sessões de treinamento.
- Informar aos pacientes o modo de usar de cada medicamento, os riscos possíveis, os efeitos colaterais, as incompatibilidades física e química, as interações com medicamentos e alimentos e outras informações pertinentes à utilização correta dos produtos.

7 - Atribuições dos Trabalhadores em Exercício no Serviço/Diretoria

Administrativas:

- Atender às solicitações de medicamentos (formulários próprios ou prescrições médicas) o mais rápido possível.
- Manter a chefia do serviço informada sobre qualquer irregularidade ocorrida no setor. Operacionais:
- Manter organização e limpeza do setor de trabalho (organização física e atividades)
- Cumprir as diretrizes do manual de normas e procedimentos e as estabelecidas pela política institucional.
- Despachar os pacotes de medicamentos destinados a cada paciente, quando prontos e etiquetados.

- Participar ativamente da implantação das rotinas operacionais contemplando todos os setores, desde almoxarifado até o transporte.

Operacionais:

- Avaliar com inspeção visual a chegada do produto na área de produção e confrontar os produtos com as especificações das solicitações.
- Garantir que todas as superfícies de trabalho estejam limpas e desinfetadas com os desinfetantes padronizados para essas áreas, antes do início do trabalho, inclusive as superfícies internas das capelas de fluxo laminar.
- Assegurar lavagem e escovação de mãos, unhas e antebraços pelos funcionários manipuladores com anti-séptico apropriado, antes do início de qualquer atividade na área de produção e toda vez que se fizer necessário (após descontaminação dos insumos ou contaminação acidental no próprio ambiente).
- Conferir cuidadosamente a identificação do paciente, antes, durante e depois da preparação das manipulações e sua correspondência com o preparo em questão, assim como as quantidades correspondentes na prescrição médica;
- Garantir que toda manipulação contenha rótulo com as informações mínimas necessárias.

Técnicas:

- Manipular e fracionar os medicamentos, após paramentação e limpeza adequadas, observando com rigor as boas práticas de manipulação e as normas estabelecidas nos manuais de bancada, onde devem estar descritos os protocolos de manipulação.

Atribuições dos Servidores que Manipulam Medicamentos

- Estabelecer prazo de validade do lote manipulado, de acordo com as informações dos fabricantes dos produtos industrializados, da literatura e com os testes de validação do processo de preparo e esterilidade, respectivamente documentados;
- Garantir a padronização do controle microbiológico com as rotinas desenvolvidas por escrito e documentação dos resultados, quando houver manipulação de soluções estéreis, de acordo com a classificação dos riscos de manipulação.

O ideal é que todas estas recomendações estejam contidas em um manual do serviço que esteja disponível para consulta.

8 - Referências

• ASPH Guideline: Minimum Standart for Pharmacies in Hospitals. Am J health – Systpham, 1995
•  Bases Para El Dessarrolo y Aprovechamento Sanitario De La Farmacia Hospitalaria. Bogota, Colombia: Trazo Ltda. Editorial.
• Maia Neto, J. F., 1990. Farmácia Hospitalar. Um enfoque Sistêmico. Brasília: Thesaurus Editora.
•  Maia Neto J.L, 2005  Farmácia Hospitalar e suas Interfaces com a Saúde , São Paulo, Rx editora
• Ministério da Saúde. Coordenação de Controle de Infecção Hospitalar, 1994. Guia Básico para Farmácia Hospitalar. Brasília: Edição pela Divisão de Editoração Técnico - Científica / Coordenação de Documentação e Informação/Secretaria de Administração Geral/ CDI/SAG/MS.
•  Nogueira, H., 1961. Serviço de Farmácia nos Hospitais. Rio de Janeiro, RJ: Artigo publicado na Revista Brasileira de Farmácia n°3/4, março/abril de 1961.