ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS PARTE 2

ARMAZENAMENTO DE MEDICAMENTOS PARTE 2

FORMAS DE ESTOCAGEM DE MEDICAMENTOS

A estocagem dos produtos depende da dimensão do volume a ser estocado, espaço disponível e condições de conservação exigidas.

Existem vários equipamentos destinados à armazenagem de medicamentos. Aqui nós nos reportaremos apenas aos mais utilizados:

Ø  Estrados/pallets: são plataformas horizontais de tamanhos variados, de fácil manuseio, utilizadas na movimentação e estocagem de produtos de grandes volumes.

Ø  Dimensões – recomenda-se o padrão internacional, 1,10 X 1,10 m, mantendo determinada altura do solo para evitar acúmulo de poeiras e sujidades.

Ø  Tipos – podem ser de madeira, fibra, alumínio e borracha, sendo mais utilizados os de madeira (porém, esse tipo absorve muita umidade e poeira). Atualmente, vêm sendo utilizados os de borracha, pela facilidade na limpeza, manuseio e diversidade de cores, proporcionando, ainda, um layout diferente às áreas de estocagem.

Ø  Prateleiras: constituem-se o meio de estocagem mais simples e econômico para produtos leves e de estoques reduzidos. As estantes devem ser arrumadas de costas entre si, mantidas a uma certa distância das paredes e do teto, evitando formação de zonas de calor, facilitando uma boa circulação interna de ar.

Ø  Empilhamento: o empilhamento deve obedecer às recomendações do fabricante quanto ao limite de peso e número de volumes, para evitar desabamentos e alterações nas embalagens, por compressões. As pilhas devem ser feitas em sistema de amarração, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulação de ar.

CONSERVAÇÃO DE MEDICAMENTOS

Conservar medicamentos é manter os produtos em condições satisfatórias de estocagem, assegurando sua estabilidade durante o período de vida útil. A conservação da qualidade dos medicamentos depende das condições do seu armazenamento. Essas condições são extremamente precárias na maioria das Centrais de Abastecimento Farmacêutico dos estados e municípios.

Para que os medicamentos sejam bem conservados, vários procedimentos técnicos e administrativos devem ser adotados a fim de garantir sua estabilidade e eficácia terapêutica.

PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS DE ROTINA

RECEBIMENTO/RECEPÇÃO DE MEDICAMENTOS

Receber é um ato que implica na conferência na qual verificamos se os medicamentos entregues estão em conformidade com os requisitos estabelecidos quanto à especificação, quantidade e qualidade. Para tanto, devem ser elaboradas normas técnicas e administrativas, procedimentos operacionais e instrumentos de controle para registro de todas as informações

referentes aos processos de trabalho.

A adoção de normas e procedimentos administrativos em todas as etapas do processo (recepção, estocagem, controle de estoque, conservação, distribuição, segurança, limpeza, normas gerais etc.), acompanhada de respectivos instrumentos de controle (formulários específicos), é imprescindível para orientar na execução das tarefas de controle quantitativo e qualitativo dos medicamentos, obrigatoriamente escritas em manuais e afixados no local do serviço, com o conhecimento de todos os funcionários do setor, previamente treinados para consulta e manuseio. Alguns procedimentos são padrão:

v Os medicamentos só deverão ser recebidos com documentação. No caso de não acompanhar 2a via, deve-se providenciar a fotocópia;

v Não escrever nos documentos nem rasurá-los. Qualquer observação deve ser feita em documento anexo, de preferência em formulário padronizado; a exceção se dá em relação à nota fiscal – no caso de entrega inadequada e de impossibilidade de Armazenamento recebimento dos produtos, o motivo, data, hora e identificação completa do profissional devem ser apostados no verso da mesma;

v Toda documentação referente à movimentação dos produtos (entradas, saídas, inventários, doações, remanejamentos, incinerações, devoluções, perdas etc.) deve ficar arquivada no serviço;

v Os medicamentos em desacordo com as especificações solicitadas (forma farmacêutica, apresentação, concentração, rótulo, envase, embalagem, condições de conservação, lote, validade) devem ser notificados em livro ata e/ou boletim de ocorrências, devendo ser informado ao laboratório e à vigilância sanitária, por escrito, através de ofício ou formulário próprio, bloqueando a nota fiscal até a resolução do problema;

v Conferir todos os lotes dos produtos recebidos. Em caso de grandes quantidades, por amostragem;

v Não atestar notas fiscais ou qualquer documento de recebimento de medicamentos sem ter dado entrada na CA ou que não estejam sob seu controle;

v Qualquer determinação para recebimento de produtos, pelo dirigente ou gestor, deverá ser respaldada através da autorização escrita, para que você possa se resguardar em termos de prestação de contas e/ou auditorias;

v Todas as ocorrências devem ser notificadas, datadas e assinadas;

v Devoluções de medicamentos pelas unidades de saúde só deverão ser recebidas com as devidas justificativas, e assinadas pelo responsável. Vale ressaltar que aqueles medicamentos que estejam próprios para o consumo devem ser devolvidos com um prazo adequado para o necessário remanejamento dos mesmos;

v Todo procedimento e providências adotadas, referentes às ocorrências, deverão ser feitas por escrito e arquivadas as cópias para efeito de isenção de responsabilidades.

v No momento do recebimento, são realizados dois tipos diferentes de conferência, quanto à conformidade:

a) Com relação às especificações administrativas

Estão relacionadas ao pedido de compra, ou seja, buscando assegurar que os requisitos administrativos estabelecidos no contrato estejam sendo cumpridos:

v Documentação fiscal: nenhum produto deve ser recebido sem documentação. Caso a documentação não seja entregue em duas vias, deve-se tirar cópia para arquivamento. A não conformidade do documento em relação aos produtos entregues deve ser registrada em formulário próprio, junto com a via original, e arquivada a cópia. Não se deve fazer observações sobre os documentos, tampouco rasurá-los.

v Quantidades: para maior segurança na conferência, a área de recepção deve dispor de cópias de todos os pedidos de compras efetuados.

v Prazos de entrega: verificar se os produtos estão sendo entregues nos prazos estabelecidos.

v Preços (unitário e total): verificar se os preços constantes da nota fiscal estão em conformidade com o pedido de compra.

b) Com relação às especificações técnicas

São aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislação).

É a verificação do cumprimento dos requisitos exigidos, em relação a:

v Especificações dos produtos: observar se os medicamentos estão sendo entregues em conformidade com a solicitação do pedido (nome genérico, forma farmacêutica, concentração, apresentação e condições de conservação).

v Registro sanitário do produto: os medicamentos só podem ser comercializados se estiverem registrados no Ministério da Saúde. Ao receber os medicamentos, devemos observar se consta o número do registro (da caixa, bula e rótulo).

v Laudo de qualidade: documento de certificação, que deverá ser emitido pelo Controle de Qualidade do fabricante do produto, ‘relativo ao lote que está sendo entregue’, no qual são informadas as especificações técnicas de qualidade do medicamento, tais como:

Ø  Identidade – característica que indica os componentes ativos presentes na fórmula.

Ø  Pureza – ausência de contaminantes químicos, físicos e biológicos.

Ø  Concentração – quantidade de princípio ativo contido no produto.

Ø  Potência – quantidade de princípios ativos necessários para que o produto exerça sua ação terapêutica, até expirado o prazo da validade.

Ø  Uniformidade da dose – quantidade de princípio ativo contido em cada unidade posológica de forma uniforme.

Ø  Biodisponibilidade: indica a velocidade e a extensão de absorção de um princípio ativo em uma forma de dosagem, a partir de sua curva concentração/tempo na circulação sistêmica ou sua excreção na urina.

Ø  Responsável técnico: legalmente, o único profissional responsável pela produção de medicamentos é o farmacêutico. Devemos observar se das embalagens constam o nome do farmacêutico responsável pela fabricação do produto, o respectivo número do CRF e a unidade federativa na qual está inscrito. O registro do profissional deve ser, obrigatoriamente, da unidade federada onde a fábrica está instalada.

Ø  Embalagem: invólucro recipiente ou qualquer forma de acondicionamento (removível ou não) destinado a cobrir, empacotar, envasar, proteger ou manter, conservando os medicamentos. Portanto, não devem ser recebidos medicamentos cujas embalagens apresentem sinais de violação, aderência ao produto, umidade ou inadequação em relação ao conteúdo, e que não estiverem devidamente identificadas. Devem estar de acordo com o que estabelece a legislação vigente e outras condições estabelecidas no edital.

Ø  Rotulagem: identificação impressa ou litografada, bem como dizeres pintados ou gravados a fogo, pressão, ou decalco, aplicada diretamente sobre recipiente, vasilhames, invólucros, envoltórios ou qualquer outro protetor de embalagem. Deve estar de acordo com o que estabelece a legislação vigente.

Ø  Lote: quantidade de um medicamento ou produto que se produz em um ciclo de fabricação cuja característica essencial é a homogeneidade.

Ø  Número do lote: combinação distinta de números e/ou letras que identificam determinado lote em seu rótulo, registros e certificados de análises.

Ø  Validade: informação imprescindível que deve estar contida nas embalagens dos medicamentos, em conformidade com o que preconiza a legislação, na qual é estabelecida a data limite em que o medicamento se mantém estável e conservando a sua eficácia terapêutica e características toxicológicas.

Ø  Transporte: verificar se o transporte dos medicamentos foi realizado em condições satisfatórias.

ESTOCAGEM

Alguns procedimentos de estocagem são também padrão; o desrespeito a estas normas pode indicar falta de estrutura mínima ou de capacitação para realização do armazenamento.

v Ordenar os produtos (por nome genérico, lote e validade), de forma que permita fácil identificação. Os medicamentos com datas de validade mais próximas devem ficar à frente; eventualmente podem ser combinadas diferentes formas de ordenamento, por exemplo, por volume (grandes e pequenos) ou por programa de destinação do medicamento e, dentro deste, por ordem alfabética do nome genérico e, dentro deste, por validade.

v Manter distância entre os produtos, produtos e paredes, parede, teto e empilhamentos, para facilitar a circulação interna de ar.

v Conservar os medicamentos nas embalagens originais, ao abrigo da luz direta. Quando houver a necessidade da abertura das caixas, estas deverão ser identificadas. A maioria dos medicamentos é sensível à luz.

v Não colocar medicamentos em contato com o chão, encostado às paredes ou muito próximo do teto, principalmente se o teto for de amianto, porque absorve muito calor.

v Estocar os medicamentos isolados de outros materiais, principalmente os de limpeza, perfumaria, cosméticos etc.

v Não armazenar produtos diferentes no mesmo estrado ou prateleira para evitar possíveis trocas na hora da expedição.

v Manter próximos à área de expedição os produtos de grande volume e rotatividade.

v Estocar em temperatura ambiente os medicamentos que não exigem ‘condições especiais de conservação’.

v O manuseio inadequado dos medicamentos pode afetar a sua estabilidade.

v Por isso, não se deve arremessar caixas, arrastar ou colocar muito peso sobre elas. Todos os funcionários, incluindo motoristas, devem ser sensibilizados e treinados quanto ao manuseio e transporte adequado de medicamentos.

v Proteger os produtos contra pragas e insetos, colocando telas finas nas janelas e cobogós.

v Manter em local seguro os medicamentos de alto custo, com um controle rigoroso, devido ao volume de recursos financeiros envolvidos em sua aquisição. Recomenda-se uma conferência diária por amostragem.

v Exercer um controle diferenciado dos psicofármacos e outros produtos (por exemplo, éter) controlados pela Portaria 344/98 (Brasil, 1998) por serem produtos que causam dependência física e psíquica, conforme estabelecido nesta regulamentação. Estes medicamentos e produtos devem ficar em local seguro, sob controle e responsabilidade legal do farmacêutico.

v Manter em local separado os produtos inflamáveis, sob condições especiais (área sinalizada, instalações apropriadas, equipamentos de prevenção contra incêndio, normas e procedimentos escritos, afixados no local), tendo em vista os riscos potenciais que esses produtos podem causar (ocupacionais e coletivos). Alguns inflamáveis em pequenas quantidades, se em áreas bem ventiladas, e dispondo de equipamentos de proteção contra incêndio, podem ser mantidos na CAF.

v Manter os medicamentos termolábeis em áreas específicas, por serem produtos sensíveis à temperatura. Conservar os imunobiológicos (soros e vacinas) em um sistema chamado ‘rede de frio’, em condições adequadas de refrigeração, desde o laboratório produtor até a destinação final do produto.

v Uma forma de ordenamento de produtos crescentemente utilizada quando se dispõe de controle informatizado é a ‘aleatória’, na qual os produtos são alocados em função do espaço físico disponível. O mapa de endereçamento dos produtos é controlado pelo computador. Esta modalidade permite melhor aproveitamento do espaço físico, reduzindo espaços ociosos.

ESTOCAGEM DE PRODUTOS TERMOLÁBEIS

Na rede de frio, destacam-se quatro níveis (nacional, estadual, regional e local) que devem dispor de equipamentos apropriados para o armazenamento e transporte de medicamentos que necessitem de condições especiais de temperatura, inclusive dos imunobiológicos.

Equipamentos e acessórios necessários:

• Câmaras frigoríficas – equipamentos projetados para armazenar produtos de grande volume, dotadas de prateleiras metálicas com orifícios, para manter a circulação interna de ar, podendo ser dimensionadas para temperaturas negativas (-20 ºC) e positivas (+2 a +8 ºC).

• Freezeres ou congeladores – equipamentos destinados à estocagem de vacinas (a -20 ºC). É o equipamento mais seguro para conservação em temperaturas negativas.

• Refrigeradores ou geladeiras – equipamentos destinados à estocagem e conservação de vacina e soros (+2 a +8 ºC).

• Caixas térmicas – acessórios utilizados para o transporte de imunobiológicos de um nível local para outro.

• Gerador automático – mais necessário em áreas onde o fornecimento de energia elétrica não é confiável; em todas as unidades é recomendável a presença de gerador ligado a equipamentos cujo funcionamento não pode ser interrompido.

• Sistema de alarme sonoro ou visual – desejável como equipamento de segurança.

DESCARTE DE MEDICAMENTOS

Este é sempre um grande problema. A grande e melhor solução é o investimento na melhoria contínua do processo e da estrutura para impedir que os produtos se tornem inservíveis (por vencimento ou deterioração) durante o tempo de estocagem.

No entanto, deve haver procedimentos previstos para quando isso eventualmente aconteça. Não existe uma legislação nacional a esse respeito. A maioria dos estados tem alguns procedimentos normatizados que devem ser seguidos. Os cuidados mais importantes dizem respeito à rigorosa documentação de tais procedimentos, pois se trata da alienação de bem público, passível, portanto, de punição se realizado incorretamente. Outros cuidados dizem respeito à proteção das pessoas e do ambiente, para o que existem algumas recomendações gerais (OMS, 1999):

Ø  A contaminação da água potável deve ser evitada; os aterros sanitário devem ter local adequadamente determinado e ser construídos de modo a minimizar a possibilidade de contaminação dos lençóis freáticos, da rede de distribuição de água ou do sistema de água potável;

Ø  Os antibióticos biodegradáveis, antineoplásicos e desinfetantes não devem ser descartados no sistema de esgoto, pois eles podem matar bactérias necessárias ao sistema de tratamento;

Ø  Os antineoplásicos não devem ser jogados em cursos de água, pois podem prejudicar a vida aquática ou contaminar a água potável;

Ø  Similarmente, grandes quantidades de desinfetantes não devem ser descartadas no sistema de esgoto ou cursos de água sem que estes sejam previamente diluídos;

Ø  A incineração de produtos farmacêuticos em baixas temperaturas ou em recipientes abertos resulta na liberação de poluentes tóxicos na atmosfera. Isso deve ser evitado;

Ø  Descarte ineficiente e feito de forma não segura pode acarretar que medicamentos vencidos sejam reaproveitados para venda ao público ou tenham outras utilizações indevidas; no Brasil, existem importantes contingentes da população que vivem do lixo, estando, portanto, submetidos a mais este risco;

Ø  Enquanto os medicamentos vencidos aguardam a mobilização das condições adequadas de descarte, devem permanecer em recipientes adequadamente identificados e local discriminado dos demais e também identificado para impedir de forma inequívoca que sejam utilizados inadvertidamente.

CONTROLE DE ESTOQUE

Atividade administrativa que tem por objetivo manter informação confiável sobre níveis e movimentação física e financeira de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema.

Estoques são quantidades de produtos mantidos em disponibilidade para serem utilizados de acordo com as necessidades.

A primeira questão relacionada à administração de estoques é a identificação da importância relativa aos itens que o compõem e estabelecer níveis de segurança. Esses estoques são projetados para absorver as variações na demanda durante o tempo de ressuprimento ou variações no próprio tempo de ressuprimento (Tubino, 1997; Ettinger, 1999).

Não podemos afirmar que o serviço está sendo administrado adequadamente, quando não se dispõe de um eficiente sistema de controle, que lhe permita disponibilizar, a contento, as informações sobre a posição dos estoques, dados de consumo e demanda, percentual de cobertura, gastos efetuados com medicamentos, valor financeiro do seu estoque, quantitativo financeiro de perdas de medicamentos na rede de saúde do seu município, número de itens

de medicamentos selecionados e/ou utilizados no município.

IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE

Não é possível realizar o armazenamento sem exercer controle de estoque. É de tal forma importante que os objetivos do controle, como vemos abaixo, espelham em grande parte a importância do próprio armazenamento:

v Subsidiar atividades da Assistência Farmacêutica, particularmente programação, aquisição e distribuição.

v Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento.

v Estabelecer quantidades necessárias a serem adquiridas para determinados períodos.

v Minimizar perdas e desperdícios. Há fatores que são condicionantes de um controle de estoque eficiente:

v Existência de padronização dos itens em estoques.

v Procedimentos operacionais da rotina.

v Adequação de registros de dados.

v Periodicidade de compras.

v Cumprimento dos prazos de entregas pelos fornecedores.

v Precisão da informação, possibilitando condições para intervenções, se necessárias.

v Objetividade – informações claras, precisas e a contento.

v Rapidez – disponibilidade das informações, quando for necessário.

v Controle e arquivo da documentação – dispor de arquivo com dados atualizados e organizados adequadamente, quando da necessidade de consulta.

RESPONSABILIDADE SOB CONTROLE DE ESTOQUE

Geralmente, a responsabilidade é atribuída a uma única pessoa. Entretanto, um controle eficaz resulta da soma de esforços conjuntos de todos os envolvidos no serviço. Para tanto, os funcionários devem estar conscientes das suas responsabilidades, treinados e instrumentalizados para o bom desempenho das suas atividades.

ELEMENTOS SOB PREVISÃO DE ESTOQUE

O grande desafio da administração de materiais é estabelecer níveis de estoques. Para manter um nível de estoque que atenda às necessidades, com regularidade no abastecimento contínuo da rede de serviços, é necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das informações que facilitem o acompanhamento e subsidiem a programação.

Existem dois métodos básicos de reposição de estoques. Um deles é o de revisão contínua, no qual um pedido é desencadeado sempre que o estoque atinge o nível de estoque mínimo. O outro, renovação periódica, consiste em desencadear o pedido em datas preestabelecidas. Pelas característica administrativas do setor público no Brasil, principalmente quanto à disponibilidade orçamentária, este último método é o mais aplicável, razão pela qual lhe será dada ênfase.

Cabe lembrar que, no método de renovação periódica, não se pode prescindir de acompanhamento permanente dos indicadores de estoque para avaliar a existência de situações atípicas ou imprevistas que requeiram providências imediatas no intervalo do período de renovação (PR).

Os elementos de previsão de estoques constituem a própria administração dos estoques. Através deles, são definidas as quantidades a serem adquiridas em intervalos de tempo compatíveis.

CONSUMO MÉDIO MENSAL (CMM)

É a soma dos consumos dos medicamentos utilizados em determinado período de tempo, dividido pelo número de meses da sua utilização. Quanto maior o período de coleta dos dados, maior a segurança nos resultados.

CMM = ? CM

NM

CMM: Consumo médio mensal.

CM: Consumo de cada mês do período sob avaliação.

NM: Número de meses utilizados para a determinação do consumo.

ESTOQUE MÁXIMO (EMAX)

Quantidade máxima que deverá ser mantida em estoque, considerando os recursos financeiros existentes. Corresponde ao estoque de reserva mais a quantidade de ressuprimento.

EMax = ER + (CMM x TR) + (CMM x PR)

PR = período entre dois pedidos ou avaliações de estoque.

 ESTOQUE MÍNIMO (EMIN)

Quantidade mínima que se deve manter de cada produto até ser adquirido novo estoque,

ou seja, a quantidade limite para se fazer um novo pedido.

EMin= CMM x TR

ESTOQUE DE RESERVA OU DE SEGURANÇA (ER)

Quantidade de materiais necessários para cobrir eventuais flutuações no tempo de ressuprimento, decorrentes da entrega do produto ou demoras adicionais do fornecedor ou aumentos de demanda. Na prática, esses termos se confundem.

ER = (.D x TR) + (CMM x .EAF)

ER = Estoque de reserva

.D= expectativa de incremento do consumo acima do CMM; um método de cálculo é considerar o maior consumo do período utilizado como base de cálculo (NM).

Por exemplo, suponhamos que:

CMM =300;

maior consumo mensal do período = 500

.D = 500 – 300 = 200

.EAF= variação da expectativa de atraso do fornecedor; pode ser baseado na

experiência da instituição, a depender da modalidade mais usual de aquisição.

Cabe lembrar que este cálculo deve ser moderado com o bom senso, pois, após um período de desabastecimento, pode haver picos de consumo não vinculados a intercorrências clínicas ou epidemiológicas, o que pode elevar demasiadamente o ER.

TEMPO DE REPOSIÇÃO OU RESSUPRIMENTO (TR)

Para um programa poder operar dentro de níveis máximo-mínimo, deve ser estabelecido um tempo de reposição, que é o tempo decorrido entre a solicitação da compra e o recebimento do produto, considerando o tempo gasto na emissão do pedido, a tramitação do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques até a disponibilidade

para a utilização do medicamento.

Os novos pedidos são feitos quando se atinge o ponto de reposição. O novo pedido é calculado até que atinja o nível máximo estabelecido. A unidade de cálculo do TR (tempo de ressuprimento) é o mês.

v Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a

v entrega pelo fornecedor, o TR será igual a ½ (mês).

v Se demorar uma semana, TR será ¼.

v Se demorar um mês, TR será igual a 1.

v Se levar dois meses, TR igual a 2; e assim sucessivamente.

v Quantidade de reposição ou a ser adquirida (QR)

A quantidade de reposição de medicamentos vai depender da periodicidade da aquisição

QR = (ER + (CMM X TR) + (CMM X PR)) – (EA)

EA = estoque atual

TIPOS DE CONTROLE

O controle de estoque pode ser implementado de várias formas, dependendo dos recursos disponíveis, seja por meio de sistema informatizado, fichas de prateleiras, kardex, formulários, relatórios de acompanhamento etc.

Qualquer que seja a forma de controle adotada, deve-se fazer um duplo controle para maior segurança e confiabilidade das informações.

a) Controle informatizado

O sistema informatizado não só constitui uma ferramenta imprescindível na agilização dos processos de trabalho, como também para acompanhamento, controle e avaliação da gestão. Sem um sistema de informação eficiente, dificilmente se terá condições de realizar um bom gerenciamento.

A preocupação do gestor/gerente é compreender o papel da informação e saber utilizála como recurso estratégico, adequando os processos, na geração de resultados, acompanhamento, execução e desenvolvimento das atividades.

Para a implantação de um sistema de informação, faz-se necessário:

v Estruturar e organizar o serviço;

v Conhecer sistemas eficientes;

v Identificar necessidades de informações a serem trabalhadas (formulários, tipos de relatórios, fluxo etc.);

v Reunir equipe para planejamento e elaboração de projeto;

v Testar o piloto;

v Treinar equipe;

v Implantar (gradualmente) o sistema, acompanhar e avaliar.

b) Controle manual

É o controle realizado por meio de fichas de prateleira e kardex, confrontando os registros com o estoque físico ao final de cada mês.

A ficha de controle de estoque é um instrumento de controle simples, indispensável, quando não se tem um sistema informatizado. Embora esse tipo de controle seja eficiente, é recomendável que o gestor seja sensibilizado para a implantação de um sistema informatizado.

A ficha deve conter as informações necessárias para o resgate de dados, tanto para efeito de inventário quanto para retroalimentação às necessidades da própria CAF, dos fornecedores, dos clientes da CAF e dos órgãos sanitários. Alguns dados são obrigatórios:

v Identificação do produto: Especificação (nome, concentração, forma farmacêutica, apresentação e código do medicamento).

v Dados da movimentação do produto: quantidade (recebida e distribuída, estoques), dados dos fornecedores, requisitante, (procedência/destinatário, no do documento), lote, validade, preço unitário e total.

v Dados do produto: consumo mensal, estoque máximo e mínimo e ponto de reposição.

Exemplo de Ficha de controle de estoque

  

As fichas de controle devem ser organizadas em ordem alfabética (pelo nome genérico), numeradas e datadas.

Ao término de cada mês, deve-se somar as entradas e saídas, confrontando os estoques físicos com as fichas, corrigindo as distorções e atualizando-as. O registro das entradas e saídas deve ser dado de forma diferenciada. As entradas em cor vermelha, e as saídas nas cores azul ou preta, para fácil identificação das informações.

FONTE : MINISTÉRIO DA SAÚDE

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