ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS

ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO DE MEDICAMENTOS*

A armazenagem e distribuição se constituem na última das três macro fases da atividade de abastecimento já citadas.

Neste tópico serão dissertados apenas os procedimentos relativos aos medicamentos.

A armazenagem, no caso de medicamentos, se compõe de um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que envolvem as atividades de:

v Recebimento;

v Estocagem e guarda;

v Distribuição.

RECEBIMENTO  *Texto elaborado por Aldery Silveira Júnior

O recebimento dos medicamentos é uma das etapas mais importantes do armazenamento. Consiste, primordialmente, no ato de conferência em que se verifica se os medicamentos que foram entregues estão em conformidade com as especificações, quantidades e qualidade previamente estabelecidas no edital.

No recebimento, realizam-se dois tipos de atividades de verificação: as de

aspectos administrativos e as de especificações técnicas.

Aspectos Administrativos

v Estão intimamente relacionados ao pedido de compra, buscando atender aos requisitos estabelecidos em edital ou ao contrato, quanto às quantidades a serem entregues, aos prazos de entrega e aos preços registrados. Essa verificação deve ser efetuada da seguinte forma:

v Análise dos documentos fiscais – os medicamentos só deverão ser recebidos acompanhados de documentação fiscal (por exemplo: nota fiscal, nota de empenho, nota de movimentação de medicamento, guia de remessa, etc).

v A não conformidade do documento em relação aos produtos entregues deve ser registrada em formulário próprio e encaminhado ao setor responsável para a solução da pendência junto ao fornecedor.

v Verificação da quantidade recebida – deve estar em conformidade com a quantidade solicitada.

v Os prazos de entrega – devem ser verificados e comparados com os prazos preestabelecidos.

v Os preços – devem ser também verificados e comparados com os estabelecidos nas propostas e/ou atas de registro de preços.

Especificações Técnicas

v São aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais (cumprimento da legislação vigente de medicamentos, etc.). Verifica-se o cumprimento dos requisitos exigidos, em relação a:

v Especificações dos produtos – os medicamentos devem ser entregues em conformidade com a solicitação no que tange a: forma farmacêutica, concentração, apresentação das embalagens e suas condições de conservação e inviolabilidade.

v Registro sanitário do produto – os medicamentos recebidos devem apresentar nas embalagens o número do registro do Ministério da Saúde. Os medicamentos só podem ser comercializados se forem registrados no Ministério da Saúde.

v Certificado de análise ou laudo de controle de qualidade – documento emitido pelo controle de qualidade do fabricante do produto, no qual são certificadas as especificações técnicas de qualidade do medicamento.

v No edital de licitação, deve ser exigido que os medicamentos por ocasião da entrega venham acompanhados dos laudos de controle de qualidade, com os resultados, as faixas de normalidade e a farmacopéia de referência.

v Responsável técnico – deve ser observado se nas embalagens dos medicamentos constam o nome do farmacêutico, o número do Conselho Regional de Farmácia e a unidade Federativa na qual está inscrito.

v Embalagem – os medicamentos devem estar em suas embalagens originais, devidamente identificadas e sem apresentarem sinais de violação, aderência ao produto, umidade e inadequação em relação ao conteúdo. Devem estar de acordo com o estabelecido na legislação vigente (Portaria SVS nº 802/98, de 08/10/98).

v Rotulagem – deve estar de acordo com o que estabelece a legislação vigente (Artigo 3º da Portaria SVS nº 802/98, de 08/10/98).

v Validade – data limite de vida útil do medicamento, expressa na embalagem. Recomenda-se que no edital de licitação conste que os medicamentos, no ato da entrega, possuam prazo de validade por tempo suficiente para seu pleno consumo, considerando as condições de entrega, distribuição e de transporte existentes.

ESTOCAGEM E GUARDA

Estocar consiste em ordenar adequadamente os produtos em áreas apropriadas, de acordo com suas características e condições de conservação exigidas (termolábeis, medicamentos sob controle especial da Portaria nº 344 da ANVISA, inflamáveis, material médico hospitalar, etc.).

Para a estocagem de medicamentos, deve-se dispor de área física suficiente e

apropriada aos diferentes tipos de produtos a serem armazenados.

No caso específico de medicamentos, recomenda-se que haja uma Central de

Estocagem, que pode receber a denominação de uma Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF), nos moldes apresentados a seguir.

Central de Estocagem de Medicamentos

Área destinada à estocagem e conservação dos produtos, visando assegurar a

manutenção da sua qualidade, enquanto estocados, conforme as características de cada medicamento.

A denominação de Central de Abastecimento Farmacêutico é utilizada especificamente para medicamentos, com a finalidade de diferenciá-la de almoxarifado, depósito, armazém e outros espaços físicos destinados à estocagem de outros tipos de materiais.

Características de uma Central de Abastecimento Farmacêutico

A Central de Abastecimento Farmacêutico, para assegurar condições ideais de

conservação e contribuir para a manutenção da estabilidade dos medicamentos, deverá atender a alguns requisitos básicos:

v Localização – local de fácil acesso para o recebimento e distribuição dos produtos, com espaço suficiente para a circulação e movimentação de veículos.

v Identificação externa – identificação visível por meio de nome e logotipo.

v Sinalização interna – letras ou placas indicativas nas estantes e locais de extintores de incêndio, entre outros.

v Condições ambientais – condições adequadas de temperatura, ventilação, luminosidade e umidade.

v Higienização – manutenção constante. Deve estar sempre limpa, isenta de poeira e outras sujidades. A limpeza, além de demonstrar aspecto de organização, é uma norma de segurança, que deve ser rigorosamente seguida.

v Equipamentos e acessórios suficientes – dispositivos necessários à movimentação e estocagem dos produtos.

v Segurança – segurança apropriada à proteção das pessoas e dos produtos em estoque.

v Dimensão – não existe padrão estabelecido para determinar a dimensão adequada de uma Central de Abastecimento Farmacêutico. O tamanho varia em função das atividades desenvolvidas, quantidade e tipos de produtos a serem estocados; periodicidade das aquisições; intervalo de tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores; sistema de distribuição (se centralizado ou descentralizado); quantidade de equipamentos, acessórios e recursos humanos; áreas necessárias à funcionalidade do serviço (área administrativa, recepção/expedição) e áreas específicas de estocagem.

Instalações

Devem ser projetadas em conformidade com o volume operacional do serviço.

Físicas

v - Piso: plano, para facilitar a limpeza, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos.

v - Paredes: cor clara, pintura lavável, isentas de infiltrações e umidade.

v - Portas: preferencialmente esmaltadas ou de alumínio.

v -Teto: deve-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor.

Elétricas

Sabe-se que a maioria dos incêndios é provocada por curtos-circuitos. A

manutenção permanente das instalações elétricas deve ser prioridade dos responsáveis pelo setor. Os seguintes cuidados devem ser observados:

v - Desligar todos os equipamentos, exceto os da rede de frio, diariamente, antes da saída do trabalho.

v - Evitar sobrecarga de energia, com o uso de extensões elétricas.

v - Usar um equipamento por tomada, não fazendo o uso de adaptadores.

v - Solicitar contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nas instalações. Sanitárias

Devem ser apropriadas e sem comunicação direta com as áreas de estocagem.

Equipamentos e Acessórios

De acordo com o espaço físico disponível, volume e movimentação de estoque,

entre outros, recomenda-se:

v Aparelhos de ar condicionado – utilizados para o controle adequado da temperatura no local de armazenagem daqueles medicamentos que necessitam de condições especiais de conservação. A quantidade de aparelhos necessários e a definição de sua potência deverão ser calculadas conforme dimensão do local onde estão instalados. O fabricante (e/ou vendedor) fornece tais informações.

v Armários de aço com chave – para o armazenamento dos medicamentos sujeitos a controle especial (Portaria SVS/MS nº 344/98), no caso de centrais de armazenamento de pequeno e médio porte.

v Carrinhos para transporte de medicamentos – existem em diversas formas e tamanhos, de acordo com as necessidades específicas.

v Cestas de polietileno ou similar – utilizadas para a estocagem de produtos leves. São práticas, ajustáveis, de diversos tamanhos e cores e ocupam pouco espaço.

v Caixa plástica (minicontenedores) – recipientes empilháveis ou não, de pequena capacidade, com tamanho variável, destinados ao acondicionamento de caixas pequenas ou produtos frágeis.

v Empilhadeiras – veículos destinados ao transporte de medicamentos, podendo ser manuais ou elétricas. As elétricas são usadas em armazenamento vertical, de grandes quantidades, em centrais de armazenamento de grande porte.

v Equipamentos de informática – em quantidade suficiente, conforme as possibilidades, para atender às necessidades da Central.

v Exaustores eólicos – acessórios utilizados em áreas quentes por que ajudam na renovação do ar circulante, melhorando a ventilação.

v Higrômetros – usados para a medição da umidade.

v Máquinas de calcular – imprescindíveis nas tarefas administrativas, de controle, de recepção, de expedição e outras.

v Móveis de escritório – em quantidade e modelos adequados ao serviço.

v Termômetros – para a medição da temperatura ambiente nas áreas de estocagem. São indicados os termômetros que registram temperaturas máximas e mínimas.

Segurança

Em uma Central de Abastecimento Farmacêutico, não devem existir fatores que possam propiciar riscos de perda, deteriorações, desvios e incêndios.

A falta de equipamentos de prevenção contra incêndios e a não existência de manutenção das instalações elétricas são fatores que contribuem para aumentar os riscos no setor. Por isso, medidas de segurança devem ser adotadas para garantir a devida proteção das pessoas e dos produtos em estoque.

Medidas de prevenção contra incêndio

v É necessário dispor de equipamentos de prevenção contra incêndio em todas as áreas, com fácil acesso, indicação no local dos equipamentos, instruções escritas sobre utilização destes e treinamento de pessoal.

v Os extintores de incêndio devem ser adequados ao tipo de material armazenado e fixados nas paredes, sinalizados pela demarcação de áreas abaixo deles, com um círculo ou seta larga, na cor vermelha e com bordas amarelas, na dimensão de 1m x 1m.

v Os extintores deverão possuir uma ficha de controle de inspeção, etiqueta de identificação (protegida para não ser danificada), com a data de recarga.

v Elaborar cartazes que estimulem o cumprimento das normas. Por exemplo: proibido fumar, beber e guardar alimentos nas dependências da Central de Abastecimento Farmacêutico. Os cartazes devem estar afixados em locais visíveis.

Organização interna

A organização interna da Central de Abastecimento Farmacêutico deverá

constar de áreas que contemplem as necessidades do serviço, considerando o volume e tipos de produtos a serem estocados, a saber:

v Área administrativa – destinada às atividades operacionais, deve estar localizada, preferencialmente, na entrada, para melhor acompanhamento das ações e o fluxo de pessoas e produtos;

v Área de recepção – destinada ao recebimento e à conferência de produtos. Obrigatoriamente, deve ficar situada junto à porta principal e conter normas e procedimentos escritos e afixados na parede;

v Área de expedição – local destinado à organização, preparação, conferência e liberação dos produtos;

v Áreas de estocagem – dependendo dos tipos de produtos a serem armazenados e das condições de conservações exigidas, deve-se dispor de áreas específicas para a estocagem de produtos de controle especial, tais como: área para termolábeis, psicofármacos, imunobiológicos, inflamáveis (os de grande volume devem ser armazenados em ambiente separado), materiais médico-hospitalar, produtos químicos e outros existentes. As áreas de estocagem devem ser bem sinalizadas, de forma que permitam fácil visualização das mesmas. A circulação, nesta área, deve ser restrita aos funcionários do setor.

 Organização da área física

É a disposição racional do espaço físico dos diversos elementos e recursos utilizados no serviço (materiais, equipamentos, acessórios e mobiliários), de maneira adequada, possibilitando melhor fluxo e utilização eficiente do espaço para a melhoria das condições de trabalho e garantia da qualidade dos produtos estocados.

Forma de estocagem de medicamentos

A estocagem dos produtos depende da dimensão do volume e de produtos a

serem estocados, do espaço disponível e das condições de conservação exigidas.

Existem vários equipamentos destinados à armazenagem de medicamentos,

sendo os mais utilizados:

v Estrados/pallets/porta-pallets – são plataformas horizontais de tamanhos variados, de fácil manuseio. Utilizadas na movimentação e estocagem de produtos de grandes volumes. Os porta-pallets são estruturas reforçadas, destinadas a suportar cargas a serem estocadas nos vários níveis, com bom aproveitamento do espaço vertical.

v Prateleiras – constituem-se o meio de estocagem mais simples e econômico para produtos leves e estoques reduzidos, devendo ser preferencialmente de aço.

v Empilhamento – o empilhamento deve obedecer às recomendações do fabricante, quanto ao limite de peso. Em regra, as pilhas não devem ultrapassar uma altura de 1,5 metro, para evitar desabamentos e alterações nas embalagens, por compressões.

As pilhas devem ser feitas em sistema de amarração, mantendo-se distanciamento entre elas e entre as paredes, para uma boa circulação de ar.

Recomendações

v Controle de entrada/saída – a Central de Abastecimento Farmacêutico deve dispor de uma área para a recepção e para a expedição dos produtos.

v Empilhamento – o cuidado no empilhamento dos produtos é fundamental para evitar acidentes de trabalho e desabamentos de produtos (que podem ocasionar perdas). A informação sobre o limite máximo de empilhamento permitido deve ser sempre observada e pode ser obtida no lado externo das embalagens. Essa informação é fornecida pelo próprio fabricante, quando se faz necessário.

v Utilização de inseticidas – pela possibilidade de contaminação dos medicamentos, o uso deve ser evitado.

v Manter a higiene rigorosa do local – a limpeza do local deve ser diária para não permitir o acúmulo de poeira, de papéis, de caixas vazias de papelão, que venha criar condições para propagação de insetos e roedores. O lixo deve ser depositado em recipientes com tampa e deve ser eliminado todo dia.

v Acesso de pessoas – só deve ser permitido o acesso de pessoas que trabalham no setor.

DISTRIBUIÇÃO

Atividade que consiste no suprimento de medicamentos às Unidades de Saúde, em quantidade, qualidade e tempo oportuno, para posterior dispensação à população usuária.

Uma distribuição de medicamentos deve se revestir dos seguintes requisitos:

rapidez e segurança na entrega e eficiência no sistema de informação e controle.

v Rapidez – o processo de distribuição deve ser realizado em tempo hábil, mediante um cronograma estabelecido, impedindo atrasos e/ou desabastecimento do sistema.

v Segurança – é a garantia de que os produtos chegarão aos destinatários nas

v quantidades corretas e com a qualidade desejada.

v Sistema de informação e controle – a distribuição deverá ser monitorada sempre. Deve-se dispor de um sistema de informações que propicie, a qualquer momento, dados atualizados sobre a posição físico-financeira dos estoques, das quantidades recebidas e distribuídas, dos dados de consumo e da demanda de cada produto, dos estoques máximo e mínimo, do ponto de reposição e qualquer outra informação que se fizer necessária para um gerenciamento adequado.

v Transporte – na escolha do transporte, deve-se considerar as condições adequadas de segurança, a distância das rotas das viagens, o tempo de entrega e os custos financeiros.

1. - Devido às características da carga a ser transportada, a seleção do veículo é pré-requisito para a distribuição satisfatória. Veículo com isolamento térmico é exigido para transportar medicamentos, principalmente em distâncias longas, em especial no caso de vacinas, soros e insulinas, em função das grandes variações de temperatura, umidade e pressão atmosférica que ocorrem de uma região pra outra.
2. - Os motoristas e os responsáveis pela distribuição devem ser qualificados e capacitados quanto à natureza do material que transportam, seu manuseio correto, seu alto custo, e devem ser informados sobre as condições e fatores externos que podem alterar a qualidade de sua carga.
3. - Observar as operações de carga e descarga, o manuseio, o empilhamento correto das caixas/containeres, conforme setas indicativas, de modo a evitar danificação dos produtos.

4. _-Para medicamentos termolábeis, o veículo transportador deve ter características especiais (conforto térmico). Esses medicamentos devem ser imediatamente colocados nos locais adequados de armazenagem assim que chegarem ao destino.
5. -Avaliar o processo, por meio de relatório de desempenho, dos responsáveis pela distribuição, de modo a garantir a qualidade do sistema de distribuição.

FONTE

Brasil. Conselho Nacional de Secretários de Saúde. Para entender a gestão do Programa de Medicamentos de dispensação em caráter excepcional / Conselho Nacional de Secretários de Saúde. – Brasília : CONASS, 2004. 100 p. (CONASS Documenta ; 3) ISBN 85-89545-04-0 SUS (BR)