CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA – GESTÃO DE MATERIAL

CICLO DA ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA – GESTÃO DE MATERIAL

Conjunto de atividades que visam ao suprimento adequado dos serviços de acordo com as necessidades requeridas, em qualidade e quantidades adequadas, em tempo correto e menor custo.

O objetivo fundamental da administração de materiais é determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que deixa claro que a estratégia de abastecimento é determinada pelo usuário.

Logística de materiais

É o planejamento, controle eficiente e eficaz de estoques de produtos, da origem aos consumidores. Para uma gestão adequada de materiais, diversos aspectos e atividades estão envolvidos: normalização, padronização, especificação, classificação e codificação dos produtos.

Normalização

Refere-se aos instrumentos necessários à especificação dos materiais. Apesar da importância, em geral, os serviços não dispõem de um catálogo de materiais, com padronização dos produtos utilizados, devidamente classificados e codificados.

Padronização

É uma forma de normalização que objetiva selecionar e tornar mais eficiente o processo de aquisição, com menor número de itens, maior qualidade e racionalizando os custos, a quantidade de itens estocados e diversidade dos produtos, de acordo com critérios estabelecidos.

Especificação técnica

Descrição técnica detalhada de cada medicamento: nome, apresentação, forma farmacêutica, dosagem, características físico-químicas, critérios de qualidade e outros requisitos.

A especificação detalhada serve de instrumento norteador para subsidiar o processo de aquisição, gestão de estoques, controles, e ainda otimiza tempo, evita compras erradas e inadequadas, qualifica melhor o processo e facilita a emissão de relatórios, entre outros.

Classificação

Consiste no agrupamento de materiais segundo a forma, dimensão, tipo, uso e outros requisitos, segundo critérios pré-definidos, para determinados fins de suprimento. Há três tipos de codificação usados na classificação de material: o alfabético, o alfanumérico e o numérico, também chamado de decimal, além do código de barras.

v  Alfabético: este código tem por constituição somente letras e sua característica principal é a fixação por meio de processo mnemônico mediante a associação e combinação de letras com as características do material.

v  Alfa-numérico: o sistema alfa-numérico é uma combinação de letras e números e normalmente é divido em grupos e classes.

v  Numérico ou Decimal: é o mais utilizado, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações.

Codificação

A codificação é uma variação da classificação de materiais. O número de dígitos, dos grupos e subgrupos, depende do tamanho do sistema. Define um grupo de números para identificar o grupo de materiais; outro para o subgrupo ou classe de materiais; e um terceiro conjunto numérico para o item ou número identificador, além de um dígito verificador ou de controle.

Esse tipo de estrutura de códigos contém até 100 grupos (de 00 a 99); em cada grupo, será possível incluir até 100 subgrupos e o sistema comporta até 1.000 itens em cada subgrupo. O código deve ser capaz de identificar o produto de modo que a um determinado código corresponda a um e apenas a um produto, e vice-versa.

Controle de estoque

Atividade técnico-administrativa que visa subsidiar a programação e aquisição de medicamentos, na manutenção dos níveis de estoques necessários ao atendimento da demanda, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento do sistema, mantendo-se o equilíbrio.

O gerenciamento de estoques reflete quantitativamente e qualitativamente nos resultados obtidos ao longo do exercício financeiro.

Objetivos

v  Equilibrar demanda e suprimento e corrigir distorções, e/ou situações-problema identificadas. Por isso a gestão dos estoques ocupa destaque na gestão de material.

v  Assegurar o suprimento, garantindo a regularidade do abastecimento.

v  Estabelecer quantidades necessárias às demandas e evitar perdas.

v  Identificar o tempo de reposição dos estoques, quantidades e periodicidade.

v  Fornecer dados e informações ao setor de compras para execução da aquisição e reposição dos estoques.

v  Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e condições dos estoques.

v  Identificar problemas, avaliar rotatividade dos estoques, itens obsoletos e danificados entre outros.

v  Manter os estoques em níveis economicamente satisfatórios, no atendimento às necessidades requeridas.

Importância do controle de estoque

• Proporcionar subsídios para se determinar as necessidades de aquisição.
• Garantir a regularidade do abastecimento.
• Eliminar perdas e desperdícios.

Requisitos necessários para um controle de estoque eficiente

Registro das informações, precisão da informação, objetividade e rapidez. As informações devem ser claras e precisas estando disponíveis quando necessário.

Responsabilidade pelo controle de estoque

Um controle de estoque eficiente é resultante da soma de esforços conjuntos de todos os envolvidos no serviço. Para tanto, os funcionários devem estar conscientes das suas responsabilidades e ser permanentemente treinados para o bom desempenho das suas atividades.

Tamanho do estoque

O grande desafio da administração de materiais é o dimensionamento correto dos estoques, para atendimento às reais necessidades com regularidade no abastecimento. É necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das informações que facilitem o acompanhamento.

Os estoques devem ser bem dimensionados para não causar prejuízo institucional, excesso de material em relação à demanda real ou desabastecimento. Para dimensionar o tempo de reposição (período decorrido entre a solicitação até a entrega do produto) devem-se considerar os prazos necessários para execução das aquisições.

Elementos de previsão de estoque

Os elementos de gestão de estoques, segundo Dias (1996), são os principais parâmetros necessários à adequação, aos interesses e às necessidades da quantidade nos estoques. Constituem a própria gestão dos estoques e, por meio deles, são definidas as quantidades a serem adquiridas, em intervalos de tempo compatíveis.

a) Consumo Médio Mensal (CMM) média estatística dos consumos em um determinado período de tempo (mês/ano). Ou seja, a soma do consumo de produtos utilizados em determinado período de tempo, dividido pelo número de meses de utilização (total). Quanto maior o período de coleta dos dados, maior a segurança nos resultados.

b) Estoque Máximo (EMX) – quantidade máxima de produtos que deve ser mantida em estoque, que corresponde ao estoque de reserva, mais a quantidade de reposição.

c) Estoque Mínimo (EMI) segurança ou de reserva – menor quantidade em estoque para atender o CMM, em determinado período de tempo, enquanto se processa o pedido de compra, considerando-se o tempo de reposição de cada produto (tempo de re-suprimento). O Estoque Mínimo varia de acordo com o CMM e o tempo de reposição de cada produto.

d) Tempo de Reposição (TR) – é o espaço de tempo decorrido entre a data da solicitação da aquisição, até a data do recebimento do material.

e) Ponto de Reposição (PR) – quantidade existente no estoque, que determina a emissão de um novo pedido.

f) Tempo/quantidade de reposição/re-suprimento (TR)/(QR) – tempo decorrido entre a solicitação da compra e a entrega do produto, considerando o tempo gasto na emissão do pedido, a tramitação do processo de compra, o tempo de espera, a entrega do fornecedor, a entrada nos estoques, até a disponibilidade para a utilização do medicamento. Ou seja, a quantidade necessária para atender a demanda requerida em função do Consumo Médio Mensal definido. A reposição de medicamentos depende da periodicidade da aquisição.

A unidade de cálculo do TR (tempo de reposição) é o mês.

Se determinado medicamento demora 15 dias entre o pedido da compra e a entrega pelo fornecedor, o TR será igual a ½ (mês).  Se demorar uma semana, o TR será ¼.  Se um mês, o TR será igual a 1.  Se levar dois meses, o TR será igual a 2 – e assim sucessivamente.

g) Ponto de re-suprimento ou de reposição (PR) – quantidade existente no estoque, que determina a emissão de um novo pedido de aquisição. Momento que sinaliza a reposição de determinado item do estoque.

h) Quantidade de reposição ou a ser adquirida (QR) – quantidade de reposição de medicamentos, que depende da periodicidade da aquisição.

QR: Quantidade de Reposição.

CMM: Consumo Médio Mensal.

TR: Tempo de Reposição.

EMI: Estoque Mínimo.

EA: Estoque Atual.

QR = (CMM x TR + EMI) – EA

i) Intervalo de re-suprimento (IR) – espaço de tempo entre dois re-suprimentos consecutivos, ou seja, o período de tempo para qual está determinada a quantidade de re-suprimento considerando o lote econômico de

compra.

Sistema de controle

Qualquer que seja a forma de controle adotada, informatizado ou manual (fichas de controle de estoques), formulários para registro das informações, inventário, relatórios de acompanhamento etc. pode ser utilizada mais de uma forma de controle.

a) Controle por sistema informatizado – para implementação de um sistema informatizado, são necessários a organização do serviço, o registro eficiente das informações, o conhecimento das necessidades de informações a serem trabalhadas, a identificação dos tipos de relatórios utilizados, entre outros.

O sistema informatizado só agiliza o processo. Se não existir um controle eficiente, esse sistema não irá solucionar os problemas – pelo contrário, poderá aumentá-los.

b) Controle manual – Ficha de Controle de Estoque – se o controle é feito manualmente, devem ser utilizadas fichas de controle de estoque.

Ficha de controle de estoque

Instrumento de controle simples, eficiente, quando não se tem um sistema informatizado.

a) Dados que devem constar em uma Ficha de Controle de Estoque:

• Identificação do produto: especificação (nome, forma farmacêutica, concentração e apresentação) e o código do medicamento.
• Dados da movimentação do produto: quantidade (recebida e distribuída), dados do fornecedor e requisitante (procedência/destinatário e número do documento), lote, validade, preço unitário e total.
• Dados do produto: consumo mensal, estoque máximo e mínimo, e ponto de reposição.

b) Organização das Fichas de Controle

• As fichas de controle devem ser organizadas em ordem alfabética (pelo nome genérico), numeradas e datadas.
• Ao término de cada mês, somam-se as entradas e saídas, confrontando os estoques físicos com as fichas, corrigindo as distorções e atualizando-as.
• O registro das entradas e saídas deve ser dado de forma diferenciada: as entradas em cor vermelha e as saídas nas cores azul ou preta, para fácil identificação das informações.

Inventário

Inventário é a contagem física dos estoques para verificar se a quantidade de medicamentos estocada está em conformidade com a quantidade registrada nas fichas de controle ou no sistema informatizado.

Objetivos

• Permitir identificar divergências entre os registros e o estoque físico.
• Possibilitar avaliar o valor total (contábil) dos estoques para efeito de balanço ou balancete, no encerramento do exercício fiscal.

Periodicidade

• Diariamente, de forma aleatória, como forma de monitoramento dos produtos, especialmente em determinados grupos de medicamentos: de controle especial, dispensação excepcional, alto custo e os de maior rotatividade.
• Semanal, pela contagem por amostragem seletiva de 10 a 20% dos estoques.
• Trimestral ou semestral.
• Anual, obrigatoriamente, ao fim do ano-exercício, para atualização dos estoques e prestação de contas.
• Por ocasião do início de uma nova atividade, função, término de gestão, encerramento do ano em exercício, após período de afastamento, férias etc.

Tipos de inventário

• Geral – realizado anualmente, com fins contábeis e legais, para incorporação dos seus valores ao balanço ativo da instituição e para a programação orçamentária do próximo exercício.

• Periódico – realizado em intervalos de tempo (mensal, bimensal, trimestral, semestral, etc.).
• Permanente ou contínuo – realiza-se sem intervalo de tempo, sempre após a entrada e saída de produtos, o que permite eliminar prontamente as falhas e causas.

Procedimentos

• Elaborar instrumento padrão (formulário), com as especificações de todos os produtos, lote, validade, quantidades previstas, quantidades em estoque, diferenças (para mais e para menos) e porcentual de erros.
• Designar responsáveis para contagem.
• Proceder à arrumação física dos produtos, para agilizar a contagem.
• Retirar da prateleira os produtos vencidos ou prestes a vencer, bem como os deteriorados e dar baixa nos estoques.
• Comunicar, por escrito, à administração e unidades de saúde a data de início e finalização do inventário.
• Atender a todos os pedidos pendentes antes do início do inventário.
• Revisar as fichas de controle (somando entradas e saídas).
• Realizar a contagem. Cada item do estoque deve ser contado duas vezes. A segunda contagem deve ser feita por uma equipe revisora. No caso de divergência de contagem, efetuar uma terceira contagem.
• Confrontar os estoques das fichas com o estoque físico.
• Atualizar os registros dos estoques, fazendo os ajustes necessários.
• Elaborar o relatório e encaminhar cópias às áreas competentes.
• Cuidados: Suspender o atendimento durante o período de inventário, exceto casos excepcionais.
• As entradas e saídas de medicamentos devem ser lançadas somente após a finalização do inventário, para evitar risco de dupla contagem do mesmo produto.
• No caso de divergências nos estoques: registrar a ocorrência, rastrear as notas fiscais de entrada,documentos de saída, registros de ocorrências de devolução, remanejamentos, perdas e validade vencida, para identificar as possíveis falhas.
• Revisar as somas das entradas e saídas das fichas de controle, para avaliar se houve erro na soma ou registros etc.
• Em caso de desvio de medicamentos, comunicar por escrito à área competente para as providências cabíveis.

Documentação e arquivo

O controle da documentação e arquivo é imprescindível ao serviço, para acompanhamento do registro das informações e avaliação do processo.

a) Arquivo – arquivar consiste em classificar, guardar e conservar, ordenadamente e de forma segura, toda a documentação utilizada. Quanto maior a diversidade do serviço e atividades desenvolvidas, maior a necessidade de registros das informações.

b) Como arquivar – existem diversas formas e métodos: ordem numérica crescente da documentação (mês a mês), ordem alfabética, ordem cronológica ou por requisitante, entre outros.

c) Procedimentos:

• Designar responsável para organizar e controlar o arquivo.
• Não permitir que as pessoas utilizem ou retirem documentos do arquivo sem autorização (apenas o responsável pelo arquivo pode retirar documentos).
• Em caso de necessidade, o solicitante deverá assinar um documento de requisição, datar, assinar e entregar ao responsável.
• Arquivar a cópia da solicitação junto ao documento consultado e/ou retirado.
• Entregar sempre as cópias, nunca os originais.
• Fazer, periodicamente, revisão do arquivo da documentação do setor, principalmente documentos fiscais, verificando a ordenação, numeração dos documentos, rasuras, assinaturas etc. Essa rotina poderá contribuir para que não ocorram problemas, quando da realização de auditorias.

d) Eliminação de documentos – para eliminar documentos é preciso constituir uma equipe para avaliar sua importância como instrumento administrativo, valor e finalidade, definindo o que se deve preservar ou destruir. Após a eliminação, elaborar relatório, fundamentando as decisões, listar os documentos eliminados, datar e assinar. Toda essa rotina deve estar fundamentada na legislação que regulamenta as atividades de arquivo.

FONTE

MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégica ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA INSTRUÇÕES TÉCNICAS PARA SUA ORGANIZAÇÃO 2ª edição Série A. Normas e Manuais Técnicos Brasília – DF 2006 Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: http://www.saude.gov.br/bvs

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