MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
DA
ATIVIDADE DE FARMÁCIA
UPA
24 HORAS DE TERESÓPOLIS
RIO
DE JANEIRO - 2012
DIRETORA MÉDICA
UPA 24 HORAS TERESÓPOLIS
DRA . JULIANA DE
OLIVEIRA WILKEN
CAPÍTULO V
AQUISIÇÃO DE MEDICAMENTOS
1 – Objetivo
2 – Requisitos Necessários Para Uma Boa
Aquisição de Medicamentos
3 – Procedimentos Para a Aquisição de
Medicamentos
4 – Etapas do Processo Licitatório
5 – Edital Convocatório
6 – Aquisição Sem Licitação
7 – Compras Fracionadas
8 – Situações de Impedimento na Participação
em Licitações
1) OBJETIVO
Consiste num conjunto de procedimentos
pelos quais se efetiva o processo de compra dos medicamentos, de acordo com uma
programação estabelecida, com o objetivo de suprir necessidades de medicamentos
em quantidade, qualidade e menor custo-efetividade e manter a regularidade do sistema
de abastecimento.
2) REQUISITOS NECESSÁRIOS PARA
UMA BOA AQUISIÇÃO
Em razão da complexidade e
diversidade de segmentos envolvidos, é imperativo estabelecer uma política de aquisição,
com diretrizes claras, para dar agilidade ao processo e evitar irregularidades no
abastecimento.
O processo de aquisição, para
ser bem executado, deve considerar diversos fatores e atender a alguns requisitos,
tais como:
2.1 - EXISTÊNCIA DE UMA POLÍTICA
DE AQUISIÇÃO
É imprescindível a existência
de diretrizes claras, prioridades, normas e procedimentos em relação ao processo
de aquisição: modalidade, forma de aquisição (se centralizada, descentralizada)
fontes de recursos, periodicidade, fluxo do processo, responsabilidades dos setores
envolvidos, relação de medicamentos, entre outras questões pertinentes.
2.2 - PROGRAMAÇÃO DAS COMPRAS
A programação de compras está
diretamente relacionada às definições da política de aquisição. A programação de
aquisição deve responder: O que comprar? Para quem? Modo de comprar? Quanto? Quando?
Como comprar?
- O que comprar – definir o que precisa ser adquirido da relação de medicamentos
essenciais.
- Para quem comprar
– é preciso ter
clareza das prioridades no atendimento às demandas. Se a aquisição é para atender
metas definidas no plano de saúde e/ou pacto de gestão à saúde? Se para atender
a oferta de serviços de saúde, quais? Se para atender programas ou ações estratégicas
em saúde, necessidades locais, ou de grupos populacionais e/ou enfermidades?
Ou de acordo com solicitações médicas?
- Modo de comprar
– a modalidade
de aquisição pelo Pregão e por Sistema de Registro de Preço não depende de
limites de valores estabelecidos de aquisição. Compra-se em qualquer quantidade
e valor. São as modalidades de compras mais recomendadas para o serviço público.
- Quando comprar
– é necessário
estabelecer a periodicidade das compras, se mensal, trimestral, semestral,
anual, com entrega programada, para otimizar tempo e recursos.
- Como comprar
– de forma centralizada
ou descentralizada.
- Compras centralizadas
– possibilitam
maior economia de escala, asseguram maior cumprimento de normas legais e sanitárias;
exigem recursos humanos com conhecimentos mais especializados; evita-se comprar
medicamentos não incluídos na relação de medicamentos essenciais, compras fracionadas
e de pequenos volumes em quantidades e recursos.
- Economia de escala
significa que
quanto maior a quantidade a ser adquirida, menor será o custo unitário do produto.
- Compras descentralizadas
– só apresentam
vantagens se forem adquiridas quantidades significativas e bem planejadas:
compras anuais, com entregas programadas, ou feitas por Sistema de Registro
de Preços e/ou Pregão. Compras em pequenas quantidades e feitas de forma segmentada
não apresentam vantagens.
- Fluxo operacional, atribuições e competências
em relação ao processo de aquisição
– faz-se necessário
ampla discussão com todos os segmentos das áreas da saúde e os diretamente envolvidos no processo
de aquisição: Planejamento, Orçamento, Finanças, Comissão de Licitação, Assistência
Farmacêutica e outros, geralmente áreas de interesses conflitantes, para harmonização
de procedimentos e condutas.
2.3 - EXISTÊNCIA DE RELAÇÃO
DE MEDICAMENTOS ESSENCIAIS
A relação de medicamentos essenciais
é o instrumento norteador do processo de gestão e das políticas farmacêuticas. A
seleção é uma das principais estratégias de definição da política local, bem como
da aquisição e da promoção do uso racional.
2.4 - PESSOAL QUALIFICADO
O processo de aquisição exige
conhecimento sobre Lei de Licitação e suas alterações; Registro Nacional de Preços;
Pregão; Legislação Sanitária Federal, estadual e municipal, relacionadas aos medicamentos;
Autorização de Funcionamento, Licença Sanitária para Fabricação, Distribuição, Registro
de Medicamentos, Boas Práticas de Fabricação, recolhimento e problemas existentes
na área de medicamentos, entre outros.
2.5 - NORMAS E PROCEDIMENTOS
OPERACIONAIS COM DEFINIÇÃO EXPLÍCITA DAS RESPONSABILIDADES E DO FLUXO OPERACIONAL
DO PROCESSO DE COMPRAS.
Deve haver Normas e procedimentos operacionais específicos
com definição explícita das responsabilidades e do fluxo operacional para o
processo de compras. Deve-se levar em conta que o processo de aquisição é vital
para a otimização do atendimento pleno ao paciente bem como para a diminuição
de custos da Assistência Farmacêutica em virtude da diminuição de perdas de
medicamentos por expiração do prazo de validade.
2.6 - SISTEMA DE INFORMAÇÃO E GESTÃO DE MATERIAL EFICIENTE
Deve
existir um sistema de informação e gestão de material eficiente que permita identificar em
tempo oportuno o histórico da movimentação dos estoques (entradas e saídas); os
níveis de estoques: mínimo, máximo, ponto de reposição, rastreabilidade dos lotes,
dados de consumo e demanda atendida e não atendida de cada produto utilizado, entre
outras informações.
2.7 - ARTICULAÇÃO PERMANENTE
COM OS SETORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO DE AQUISIÇÃO
Deve
existir articulação permanente com os setores envolvidos no processo de
aquisição para troca de informações, atualizações e discussões pertinentes: Comissão
de Licitação, Pregoeiros, Orçamento e Finanças, Material e Patrimônio, Planejamento,
Fornecedores, Vigilâncias Sanitárias.
2.8 CADASTRO DE FORNECEDORES
Deve-se dispor de um cadastro
de fornecedores que permita selecionar os que têm melhores condições de atender
às necessidades de entrega, preço e qualidade. Para selecionar os fornecedores,
alguns critérios devem ser exigidos e constar no cadastro e no edital de compras
de medicamentos.
2.9 - CATÁLOGO DE COMPRAS OU
MANUAL DE ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA
O catálogo de medicamentos
ou manual de especificação técnica é uma ferramenta indispensável e de suporte às
aquisições de medicamentos. Consta de um conjunto de informações específicas dos
medicamentos a serem adquiridos, para caracterizar bem os produtos, cuja finalidade
é agilizar o processo de compra e racionalizar tempo.
a) Principais aspectos que devem constar no conteúdo
de um catálogo de compras ou manual de especificação de compras
- Nomes dos medicamentos por ordem alfabética
e Denominação Comum Brasileira (DCB) / nome da substância química/princípio
ativo.
- Número do código dos medicamentos
– isto é, se houver um sistema de codificação. Sistema utilizado para identificar
os princípios ativos, dentro de um contexto farmacológico e terapêutico. Alguns
serviços utilizam codificação, principalmente os departamentos de aquisições,
para fins estatísticos, para relacionar com consumo/mês, quantidade comprada
do produto, dados de preço por produto, provedor, entre outros.
- Forma farmacêutica – é a forma como
a substância ativa/princípio ativo se apresenta (comprimido, cápsula, líquido,
injetável etc.).
- Concentração – é a quantidade da substância/princípio
ativo, que contém a unidade de apresentação. Ex: AAS 100mg.
- Apresentação da embalagem – o tipo
da embalagem do medicamento impacta no preço do produto. Quanto maior a capacidade
de envase, menor o preço. Deve especificar sempre a quantidade na embalagem:
se com 1.000
·
Comprimidos; 100; ou 10; se quantidade por tratamento; ou se por unidade
por caixa, ou unidade individualizada de cada medicamento.
- Especificação técnica – no catálogo
devem constar as especificações de qualidade requerida para cada produto em
termos de farmacopéia, entre outros aspectos que assegurem a qualidade do produto.
- Níveis de utilização – no catálogo
deve constar a indicação da utilização de cada medicamento por nível de complexidade
de atenção à saúde.
2.10 - EDITAL – CRITÉRIOS TÉCNICOS
E ADMINISTRATIVOS
O Edital é o ato pelo qual
a Administração dá início à fase externa do procedimento licitatório, dando conhecimento
sobre a Licitação, condições de participação, descrição do objeto, data de abertura
e encerramento de entrega de propostas, entre outros quesitos. O artigo 40 da Lei
no 8.666/1993 estabelece os requisitos que devem constar do Edital.
Para aquisição de medicamentos,
o Edital deve ser diferenciado dos demais tipos de aquisição. É preciso adequar
requisitos e critérios específicos de ordem técnica e administrativa, que garantam
a qualidade do processo de compra e dos produtos a serem adquiridos.
Edital – é a lei interna da
Licitação. A vinculação ao Edital é princípio básico de toda Licitação. Nenhuma
exigência que não conste no Edital poderá ser solicitada ao fornecedor. Para tanto,
deve ser bem elaborado e constar de requisitos técnicos e administrativos, como
forma de assegurar a qualidade do
processo de aquisição e dos
medicamentos que estão sendo adquiridos. Alguns requisitos administrativos que devem
ser inseridos em Edital e/ou Contrato de Compras de Medicamentos.
2.11 - ASPECTOS RELACIONADOS
AOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
- Documentação fiscal – os medicamentos
devem ser entregues com a documentação fiscal, em duas vias, com especificação
da quantidade por lotes entregue de cada medicamento.
- Quantidades – os medicamentos devem
ser entregues nas quantidades requeridas e apresentação em unidades individualizada.
- Prazos de entrega – os medicamentos
devem ser entregues de acordo com os prazos estabelecidos no Edital.
- Preços – os preços devem estar descritos
em documento fiscal, tanto o unitário quanto o fiscal.
- Transporte – os medicamentos só serão
recebidos por transportadora autorizada. Os medicamentos termolábeis devem
ser acondicionados em caixas térmicas (isopor ou equivalente) com controle
de temperatura.
·
Informações sobre o produto – poderão ser solicitadas ao
fornecedor, pelo pregoeiro ou pela Comissão de Licitação. Por exemplo: as
informações adicionais que se julgarem necessárias; laudos técnicos de análises
dos produtos; amostras do medicamento e outras, a qualquer tempo e/ou fases
do procedimento licitatório; com a
finalidade de dirimir as dúvidas e instruir as decisões relativas ao julgamento.
Se for necessário o cumprimento de quesito específico, o Edital deve dispor a
respeito.
- Os medicamentos a serem adquiridos
devem ser ordenados, preferencialmente, pela classe farmacológica. Com tal
medida, as exigências tendem a ser as mesmas para todos os medicamentos de
uma licitação.
2.12 - REQUISITOS TÉCNICOS
QUE DEVEM SER EXIGIDOS EM EDITAL DE E/OU CONTRATO DE AQUISIÇÃO DE MEDICAMENTOS
São requisitos relacionados
aos aspectos qualitativos do produto e à verificação da legislação sanitária:
- A proposta deverá conter a marca (medicamentos
de referência e similar), o fabricante e a procedência do medicamento oferecido.
- Especificações técnicas – os medicamentos
devem estar com as especificações em conformidade com o que foi solicitado:
forma farmacêutica, concentração, condições de conservação etc.
- Registro sanitário do produto – deverá
ser entregue junto com a proposta de preços, prova de registro do medicamento
na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (registro emitido pela Anvisa ou
cópia da publicação do Diário Oficial da União).
- Se o medicamento constar da relação
da Portaria no 344/1998, a empresa deverá apresentar autorização especial de
funcionamento, emitida pela Anvisa.
- Embalagem – o medicamento deve ser
entregue na embalagem original, em perfeito estado, sem sinais de violação,
aderência ao produto e umidade; sem inadequação de conteúdo e identificadas,
as condições de temperatura exigida em rótulo, e com o número do registro emitido
pela Anvisa.
- Rotulagens e bulas – Todos os medicamentos,
nacionais ou importados, devem apresentar nos rótulos e bulas todas as informações
em língua portuguesa. Ou seja: número de lote, data de fabricação e validade,
nome do responsável técnico, número do registro, nome genérico e concentração de
acordo com a Legislação Sanitária e nos termos do artigo 31 do Código de Defesa
do Consumidor, entre outros.
- Responsável técnico – nas embalagens
devem constar o nome do farmacêutico responsável pela fabricação do produto,
com o respectivo número do CRF e a unidade federativa na qual está inscrito.
O registro do profissional deve ser, obrigatoriamente, da unidade federada
onde a fábrica está instalada.
- Lote – o número dos lotes deve estar
especificado na nota fiscal por quantidade de cada medicamento entregue.
- Validade do medicamento. Os medicamentos
devem ser entregues por lotes e data de validade, com seus respectivos quantitativos
na nota fiscal. Todos os lotes deverão vir acompanhados de laudo analítico-laboratorial,
expedido pela empresa produtora/ titular do registro na Agência Nacional de
Vigilância
·
Sanitária e/ou laboratório integrante da Reblas (Rede Brasileira de
Laboratórios Analíticos em Saúde).
- O prazo de validade dos medicamentos
não deverá ser inferior a doze meses a contar da data da entrega do produto.
O Edital deve dispor sobre o prazo de validade do medicamento, quando da entrega.
Sugerimos que os medicamentos sejam entregues com prazo equivalente a, no mínimo,
75% de sua validade, contados da data de fabricação. Por exemplo: se o medicamento
possui validade de 24 meses contados da data de fabricação, quando da entrega
deverá possuir, no mínimo, 18 meses.
- O Laudo de Análise de Controle de
Qualidade – os fornecedores (fabricantes, distribuidoras ou empresas importadoras)
deverão apresentar o laudo técnico de análise dos medicamentos, emitidos pelo
fabricante/detentor do registro e/ou laboratório integrante da Reblas. Se necessário,
o Edital deve dispor sobre esta exigência para apresentação do laudo, juntamente
com a proposta.
O Laudo de Análise deve contemplar:
- Identificação do laboratório.
- Especificações (valores aceitáveis)
e respectivos resultados das análises dos produtos.
- Identificação do responsável com o
respectivo número de inscrição no seu conselho profissional correspondente.
- Lote e data de fabricação.
- Assinatura do responsável, data e
resultado.
- O Laudo de Análise deve ser apresentado
para cada lote a ser fornecido. As especificações de cada produto devem estar
baseadas em referências farmacopeicas oficialmente reconhecidas.
- O Certificado de Cumprimento das Boas
Práticas de Fabricação – poderá ser exigido que o fornecedor apresente, junto
com a proposta, cópia do certificado das boas práticas de fabricação e/ou cópia
da publicação no Diário Oficial da União (DOU).
- Certificado de Boas Práticas de Fabricação
e Controle (BPFC) – é um documento expedido pela Agência Nacional de Vigilância
Sanitária (Anvisa), que atesta que a empresa produtora cumpre com as Boas Práticas
de Fabricação e Controle para determinada linha de produção da empresa. É concedido
por linha de produção/formas farmacêuticas. Deve-se observar no Certificado
qual a linha produtiva que foi certificada e se esta corresponde aos medicamentos
objeto da Licitação. Uma mesma empresa pode estar certificada para sólidos
e não para líquidos e injetáveis. O certificado não se aplica a todos os produtos
fabricados pela empresa.
- O relatório de inspeção emitido pelas
vigilâncias sanitárias locais, não substitui o Certificado de Boas Práticas,
nem vale como documento de certificação da empresa.
- Distribuidoras e/ou importadoras deverão
apresentar Certificado de Boas Práticas de Fabricação do fabricante do produto
por elas comercializado.
- Validade do certificado: um ano a
partir da data de publicação no DOU. Só é válido se publicado neste Diário.
De acordo com a Portaria GM
no 2.814, de 29 de maio de 1998 (BRASIL, 1998c), os produtos a serem fornecidos
pelas empresas vencedoras das licitações devem apresentar em suas embalagens a expressão:
Proibida a venda no comércio.
3) PROCEDIMENTO PARA A AQUISIÇÃO
DE MEDICAMENTOS
Comprar exige planejamento.
As quantidades a serem adquiridas devem estar em conformidade com as necessidades
programadas e prioridades estabelecidas no Plano de Saúde e no Pacto de Gestão,
previamente
discutidas com o gestor da
saúde e os setores envolvidos no processo de aquisição de medicamentos: planejamento,
orçamento, finanças entre outros.
- Estabelecer requisitos técnicos e
administrativos em Edital.
- Identificar necessidades na programação
de medicamentos – verificar consumo, demanda, sazonalidades, níveis de estoques
e definir as quantidades necessárias para o determinado período de compra.
- Identificar os recursos disponíveis
e compatibilizar com as prioridades, para elaboração do pedido de aquisição.
- Efetuar pesquisa de preço no mercado,
para estimar o valor provável da compra e posterior comparação com os preços
cotados na Licitação. A pesquisa de preços não deve se limitar à consulta junto
aos fornecedores. Devem ser consultados os sites de Secretarias de Saúde que
disponibilizam os preços pagos, Banco de Preços em Saúde (BPS) do Ministério
da Saúde, do Comprasnet, entre outros, a fim de se verificar quais os preços
pagos em outras compras públicas.
- Elaborar corretamente o pedido de
compra, com especificações detalhadas sobre os medicamentos, por meio de planilha
detalhada com todas as informações necessárias: nome do medicamento por denominação
genérica/ nome da substância (de acordo com a DCB), forma farmacêutica, apresentação
do produto, quantidade, consumo/mês, preço unitário e preço total, data da
última aquisição e estoque.
- Encaminhar o pedido de compra ao gestor,
para autorização de abertura do processo licitatório. Deve-se enviar cópia
do pedido aos setores envolvidos para conhecimento do que está sendo adquirido.
- Acompanhar a execução da aquisição,
publicação de Edital, habilitação e qualificação de fornecedores, abertura
de propostas, julgamento das propostas/classificação, formalização do contrato.
- Participar do processo – julgar as
propostas e selecionar a melhor proposta que atenda às exigências do Edital.
- Acompanhar a entrega dos medicamentos
para assegurar que estão em conformidade com o Edital, contrato e proposta
da empresa em relação a prazos e condições técnicas estabelecidas.
- Receber, armazenar, controlar, distribuir
e avaliar.
- Avaliar o processo da compra, o desempenho
de fornecedores e das atividades.
3.1 - LICITAÇÃO
É um conjunto de procedimentos
formais que devem ser registrados em processo próprio, observando os princípios
da legalidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculação ao Edital
e do julgamento
objetivo, entre outros.
É uma determinação constitucional
estabelecida no artigo 37, inciso XXI, regulamentada pela Lei Federal no 8.666,
de 21 de junho de 1993, atualizada pelas leis no 8.883, de 8 de junho de 1994 e
no 10.520/2002, que impõem à Administração Pública o dever de licitar.
A Licitação destina-se a garantir
a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta
mais vantajosa para a Administração.
3.2 - MODALIDADES DE LICITAÇÃO
Modalidade de Licitação é a
forma pela qual se conduz o procedimento licitatório, a partir de critérios estabelecidos
na Lei de Licitação.
A Lei no 8666/1993 (BRASIL,
1993) prevê as seguintes modalidades de Licitação: Concorrência, Tomada de Preços,
Convite, Concurso e Leilão. O que diferencia as modalidades de Licitação é o valor
estimado da licitação/aquisição. Para cada modalidade de licitação há valores limites
estabelecidos, exigências específicas de procedimentos, formalização do processo
e prazos.
As modalidades Concurso, Leilão
e Pregão têm procedimentos diversos e não estão vinculadas a valores estabelecidos.
3.2.1 - CONVITE
- Modalidade de licitação entre interessados
cadastrados ou não, em número mínimo de 03 (três).
- Prazo de divulgação: no mínimo 5 (cinco)
dias úteis.
- Meios de divulgação: convocação escrita
afixada no quadro de avisos da Instituição.
Caso não haja três propostas
válidas, repete-se o Convite. Se não aparecer o número mínimo de licitantes envolvidos,
a situação deverá ser devidamente justificada e procede-se a continuidade do Convite
com os participantes que se apresentarem.
Todos aqueles que manifestarem
interesse em participar do convite, estando cadastrados, poderão participar, desde
que solicitem o Edital com antecedência de 24 (vinte e quatro) horas da data fixada
para apresentação
das propostas.
3.2.2 - TOMADA DE PREÇOS
- Modalidade de Licitação entre interessados
cadastrados ou que atendem às condições exigidas para cadastramento até o terceiro
dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.
- Prazo de divulgação: no mínimo 15
(quinze) dias.
- Meios de divulgação: Diário Oficial
da União (DOU) e jornal de grande circulação.
3.2.3 - CONCORRÊNCIA
- Modalidade de Licitação entre interessados
que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos
mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
- Prazo de divulgação: no mínimo 30
(trinta) dias.
- Meios de divulgação:Diário Oficial
da União (DOU) e jornal de grande circulação.
3.2.4 - PREGÃO
Instituído pela Lei no 10.520/2002.
O Pregão pode ser realizado com a presença dos representantes legais das empresas
(Pregão Presencial) ou utilizando meios eletrônicos (Pregão Eletrônico). Neste último
caso, deve haver regulamentação própria do estado ou município.
O Pregão, ao contrário do Convite,
Tomada de Preços e Concorrência, não é feito pelo valor estimado da contratação.
Destina-se a aquisições de qualquer valor.
- Prazo de divulgação do Pregão: 8 (oito)
dias úteis.
- Meios de divulgação: Diário Oficial
da União (DOU), internet, jornal de grande circulação local.
a) Fases do Pregão
Todas as fases das demais modalidades
estão presentes no Pregão, acrescidas das fases de credenciamento, seleção, lances
e negociação. As competências do Pregoeiro e da Equipe de Apoio ao Pregoeiro estão
discriminadas na Lei no 10.520/2002.
Destaque-se que, enquanto no
Convite, na Tomada de Preços e na Concorrência a habilitação precede o julgamento
das propostas, no Pregão ocorre a inversão das fases: após conhecer o autor da melhor
oferta é que se analisa a sua documentação.
- Na fase de credenciamento, que ocorre
no início da sessão do Pregão, verifica-se se quem está representando a empresa
tem poderes para tal.
- Na fase de seleção das propostas são
selecionadas aquelas que irão para a fase de lances. No Pregão Eletrônico todas
as propostas vão para a fase de lances. No entanto, no Pregão Presencial, a
Lei no 10.520/2002 definiu os seguintes critérios de seleção:
- O São selecionadas a proposta de menor
preço e todas as outras com preço 10% mais que o menor preço. Se esta situação
não for possível, selecionam-se as três propostas com menor preço.
- Na fase de lances, o autor da proposta
selecionada de maior preço é convidado a oferecer um preço menor do que a proposta
de menor preço, e assim por diante. A fase de lances se encerra quando todos
declinarem de oferecer lances.
- Após a fase de lances, o Pregoeiro
deve examinar se o preço final obtido está dentro do limite fixado pela autoridade
competente como preço aceitável. Não estando, o Pregoeiro passará para a etapa
de negociação, na qual irá procurar reduzir o preço para obter uma oferta dentro
do limite de preços considerado aceitável.
- Outra inovação do Pregão refere-se
ao recurso. Ele deve ser manifestado, de forma fundamentada, ao fim da sessão
do Pregão e pode se referir a qualquer etapa da licitação (recurso único).
Não havendo recurso, o Pregoeiro adjudicará o objeto da Licitação na própria
sessão. Havendo recurso, a adjudicação caberá, obrigatoriamente, à autoridade
superior.
b) Recursos
Todas as decisões relativas
à fase externa da Licitação podem ser questionadas pelas licitantes presentes naquela
fase que está sendo impugnada, por intermédio de recurso, e os demais interessados,
também presentes naquela fase, podem apresentar contra-razões de recurso.
Quando o julgador não acata
os termos do recurso e mantém sua decisão, o recurso deve ser apreciado pela autoridade
superior.
3.2.5 - REGISTRO DE PREÇOS
É um tipo especial de Licitação,
realizada obrigatoriamente nas modalidades de Concorrência ou Pregão (para bens
e serviços comuns), em que, ao fim, é firmada uma Ata de Registro de Preços, em
que são averbados os bens, os preços, os fornecedores e as condições das futuras
contratações.
O Registro de Preço tem por
finalidade agilizar a aquisição e evitar novos processos de aquisição. Tem validade
de 12 meses, contados a partir da data da publicação no Diário Oficial. Os quantitativos
exigidos são estimados para aquisição pelo período de vigência da Ata de Registro
de Preços.
A fase de aquisição propriamente
dita é simplificada e rápida, porque elimina etapa de Licitação, etapa esta já realizada
para o Registro de Preços. Basta a formalização do processo de aquisição, com o
pedido de aquisição devidamente instruído, a
reserva orçamentária, a assinatura
do contrato e a conseqüente emissão da ordem de fornecimento e nota de empenho.
Periodicamente deve ser realizada
pesquisa de mercado para verificar se o preço registrado ainda está compatível com
aquele praticado no mercado. Caso o preço do item registrado esteja maior que o
praticado no mercado, o fornecedor deve ser comunicado e o preço deve ser reduzido,
sob pena de ser cancelado.
Para sua execução, o Registro
de Preços deve ser regulamentado por decreto estadual e municipal.
a) Objetivos
- Permitir maior otimização do orçamento,
visto que o preço é simplesmente registrado e que a vinculação orçamentária
ocorrerá quando houver necessidade de aquisição, e não na abertura do procedimento
licitatório.
- Reduzir o número de licitações e o
fracionamento das aquisições – pode-se fazer apenas uma Licitação por ano com
entrega periódica, garantindo a aquisição daquilo que foi programado, evitando-se
novos processos de compra.
- Permitir obtenção de preços menores
pela maior economia de escala.
- Agilizar o processo de aquisições
e dar rapidez à contratação.
- Possibilitar a aquisição de quantidades
pequenas, com um preço melhor.
- Evitar a formação de grandes estoques.
Pode-se comprar nas quantidades necessárias para um período definido.
- Adequar o fluxo de caixa (aquisição
de medicamentos x disponibilidade financeira).
b) Procedimentos
- Estabelecer os requisitos técnicos
e administrativos para o Edital.
- Relacionar os medicamentos com as
devidas especificações.
- Determinar as quantidades necessárias.
- Efetuar pesquisa de preços no mercado,
para comparar com os preços cotados na Licitação.
- Encaminhar ao gestor a relação dos
itens a serem adquiridos, com respectivas quantidades; pesquisa de preços de
mercado, aprovada pela Assessoria Jurídica; e ofício solicitando abertura de
processo licitatório.
- Elaborar a Ata de Registro de Preços,
aprovada pela assessoria jurídica.
- Após autorização do gestor, a Comissão
de Licitação publica o Edital em Diário Oficial; procede à abertura e julgamento;
elabora o relatório de classificação, com os respectivos preços registrados;
homologa, lavra a ata de registro do preço, publica em Diário Oficial e assina
o contrato com o fornecedor por um período de 1 (um) ano, a contar da data
de publicação da Ata, prevendo-se entregas parceladas, que são pagas a cada
fornecimento.
4 - ETAPAS DO PROCESSO LICITATÓRIO
a) Fase interna
Engloba o conjunto de procedimentos
que precede a divulgação do Edital. Inclui definição do objeto, pesquisa de preços,
identificação de dotação orçamentária, elaboração de edital e contrato, submete
o processo para análise do órgão jurídico.
b) Fase externa
Inicia-se com a divulgação
do Edital. Qualquer mudança no Edital que possa alterar a formulação da proposta
exige que ele seja novamente divulgado, pelo mesmo prazo e meios de divulgação.
5 - EDITAL CONVOCATÓRIO
É o procedimento pelo qual
a Administração dá início ao procedimento licitatório, oferecendo informações sobre
a Licitação, condições de participação, descrição do objeto, data de abertura e
encerramento de entrega de propostas.
O Edital é o instrumento que
rege a Licitação e dele constam obrigações da Administração e dos licitantes. Nada
poderá ser exigido quando não estiver definido no Edital.
a) Habilitação
É a fase da Licitação em que
se verifica se o licitante reúne todas as condições para executar o contrato. Nessa
fase analisa-se a documentação relativa à Habilitação Jurídica, Qualificação Técnica,
Qualificação Econômico-Financeira e a Regularidade Fiscal das empresas participantes
que podem ser consideradas Habilitadas ou Inabilitadas. Os artigos 27 a 33 da Lei
no 8.666/1993 (BRASIL, 1993) tratam da documentação para habilitação.
Entre os documentos que devem
ser exigidos nas licitações para medicamentos, devem constar, como requisito de
Qualificação Técnica, a Autorização de Funcionamento emitida pela Anvisa, a licença
sanitária em vigor emitida pela vigilância sanitária local e a inscrição da empresa
no Conselho Regional de Farmácia.
Segundo a Lei no 8.666/1993,
art. 27, “para a habilitação nas licitações exigir-se-á dos interessados, documentação
relativa à: I – habilitação jurídica; II – habilitação técnica; III – qualificação
econômica; e IV – regularidade fiscal” (BRASIL, 1993).
b) Julgamento das propostas
É a fase da Licitação em que
se verifica se o produto oferecido atende às necessidades da Administração. Ou seja,
analisa-se se o medicamento oferecido é o que se pretende adquirir; seu registro
junto à Anvisa; se é fabricado com Boas Práticas de Fabricação; se o preço está
compatível com aquele praticado no mercado; as condições de entrega; o pagamento
e outros quesitos constantes do Edital, relativos ao produto. Nessa fase, as propostas
são classificadas ou desclassificadas.
Tanto o ato de inabilitação
das empresas quanto o de desclassificação das propostas devem ser fundamentados,
demonstrando-se os motivos que as afastaram da licitação.
c) Aspectos a ser considerados
no julgamento das propostas
- Jurídico (cumprimento das exigências
legais).
- Técnico (cumprimento das especificações
técnicas).
- Administrativo (cumprimento dos prazos
de entrega, preço, local da entrega, entre outras exigências).
- Financeiro (avaliação dos preços).
d) Critérios de julgamento
Os critérios de julgamento
estabelecidos pela Lei no 8.666/1993, art. 45, são:
- Menor preço – o critério de julgamento
pelo menor preço é regra, devendo ser aplicado em todas as licitações, exceto
naquelas que envolvam aspectos de ordem intelectual e especificidade técnica.
- Melhor técnica – critério de julgamento
aplicável que envolve aspectos técnicos relevantes, ou seja, elaboração de
projetos, trabalhos de consultorias, realização de concursos.
- Menor preço e técnica – é semelhante
ao de melhor técnica, geralmente aplicado na aquisição de equipamentos (BRASIL,
1993, art. 45).
e) Parecer técnico
A emissão de parecer técnico
é um ato de grande responsabilidade. O responsável pelo parecer deve conhecer bem
o que está avaliando e estar seguro, para evitar problemas de ordem jurídica.
- Elaborar uma planilha para o registro
das propostas contendo os seguintes dados: empresa, produto ofertado, especificações,
preço apresentado, prazo de entrega etc.
- Escolher, inicialmente, o menor preço.
- Analisar, criteriosamente, entre todos
os itens de menor preço, os que atendem às especificações solicitadas no Edital.
- Verificar preço por embalagem e por
unidade de apresentação entre os itens de menor preço.
- Escolher proposta mais vantajosa e
que atende à solicitação do pedido.
- Elaborar relatório e encaminhar ao
setor de Licitação.
f) Adjudicação
É o ato pelo qual se atribui
ao vencedor o objeto da Licitação, conferindo-lhe o direito de contratação. Não
gera obrigação para a Administração de celebrar efetivamente o contrato, pois é
possível haver a revogação do procedimento, se ocorrer um fato que a justifique.
É apenas uma expectativa de direito, ao primeiro classificado, de ser contratado
caso tenha contratação.
g) Homologação
É o ato pelo qual a autoridade
competente (gestor), após análise do processo, declara sua regularidade, ou seja,
que foi realizado na forma da lei. Deliberação final sobre o julgamento das propostas,
confirmando a classificação das mesmas e a adjudicação do objeto da licitação ao
proponente.
h) Anulação
O gestor poderá revogar o processo
licitatório e o contrato administrativo, em virtude de razões de interesse público,
desde que esta revogação seja plenamente justificável. A anulação pode ser provocada
por terceiros, devendo ser feita por meio de ofício, ou seja, quando a Administração
constata o vício, tem o dever de providenciá-la, independentemente de provocação.
i) Revogação
É o ato pelo qual a autoridade
competente desfaz o procedimento por razões de interesse público decorrente de fato
superveniente, devidamente comprovado, pertinente e suficiente para justificar tal
conduta.
j) Emissão da ordem de compra
Após a homologação, emite-se
uma ordem de compra/contrato ao vencedor, contendo os requisitos referentes à aquisição.
l) Acompanhamento e avaliação
É o monitoramento do processo
de compra, visando assegurar que a entrega seja realizada em conformidade com os
prazos estabelecidos e nas condições técnicas adequadas.
- Elaborar relatórios mensais de avaliação
de fornecedores que evidenciem comportamento irregular do fornecedor ou ocorrências
com produtos recebidos, e encaminhar à comissão de licitação para registro
no cadastro de fornecedores.
- Deve-se pedir parecer de especialistas,
quando em decorrência de problemas evidenciados com medicamentos.
- Em caso de não argumentação técnica,
nem comprovação para fundamentar o parecer, não se pode rejeitar o produto.
6 - AQUISIÇÕES SEM LICITAÇÃO
Casos de inexigibilidade na
aquisição de medicamentos – art. 25 da Lei no 8.666/1993:
Para aquisição de materiais
e equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou
representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, a comprovação
de exclusividade deve ser feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro
do comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, e/ou
Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes
(BRASIL, 1993, art. 25).
Como a lei veda a preferência
por marca, o atestado de exclusividade deve citar que aquele medicamento (nomenclatura
genérica) somente é fabricado e comercializado por aquela empresa. Não devem ser
aceitos atestados de exclusividade de marca, muito menos atestados que referem exclusividade
de venda apenas ao órgão público que solicitou.
7 - COMPRAS FRACIONADAS
A Lei no 8.666, de 1993, em
seu art. 23, § 5o, veda o fracionamento da compra.
É vedado o fracionamento de
despesas para dispensa de licitação ou utilização de modalidade de licitação de
menor valor, quando a soma do valor licitado caracterizar modalidade superior. Por
exemplo: usar modalidade Convite, quando o valor determinar Tomada de Preço ou Concorrência;
ou Tomada de Preço, quando o valor for de Concorrência, ou ainda, contratar, em
datas distintas, cujos valores extrapolam o limite da dispensa vigente, caracteriza
fracionamento (BRASIL, 1993, art. 23, § 5o).
Ou seja, a norma se aplica
quando se divide os valores para escapar das modalidades e fazer compra direta.
Ao se fazer várias licitações no ano, para o mesmo objeto ou finalidade, deverá
ser feita a licitação pertinente
ao todo. Ou seja, o valor global.
8) SITUAÇÕES DE IMPEDIMENTOS
NA PARTICIPAÇÃO EM LICITAÇÕES
- Licitantes que estejam suspensos com
o órgão ou entidade da Administração Pública.
- Declarados inidôneos, enquanto perdurar
os motivos da punição.
- Licitantes em concordata.
- Consórcios de licitantes, qualquer
que seja sua forma de constituição – salvo se permitido no Edital.
FONTE
MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria
de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos Departamento de Assistência Farmacêutica
e Insumos Estratégica ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA INSTRUÇÕES TÉCNICAS
PARA SUA ORGANIZAÇÃO 2ª edição Série A. Normas e Manuais Técnicos Brasília – DF
2006 Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: http://www.saude.gov.br/bvs
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