MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DA ATIVIDADE DE FARMÁCIA - CAPÍTULO X

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

DA ATIVIDADE DE FARMÁCIA

UPA 24 HORAS DE TERESÓPOLIS

RIO DE JANEIRO - 2012

DIRETORA MÉDICA UPA 24 HORAS TERESÓPOLIS

DRA JULIANA DE OLIVEIRA WILKEN

CAPÍTULO X

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO

Monitoramento é um processo sistemático de registro e armazenamento das informações, que consiste no acompanhamento, para verificação da evolução físico-financeira de determinado programa ou projeto, além de sua coerência com as políticas públicas.

Um sistema de monitoramento deve ser capaz de identificar informações relevantes, precisas, sintéticas, que alimentam o processo de avaliação, por meio de condições favoráveis, instrumentos técnicos e informacionais, para se estabelecer a obrigatoriedade de se registrar o processamento de informações relevantes.

O monitoramento é um mecanismo gerencial de acompanhamento e controle de ações planejadas, com base em indicadores. Permite a socialização de informações sobre resultados alcançados. Além de medir quantitativa e qualitativamente os ganhos e o alcance social das ações, acompanha as decisões, os procedimentos, a participação dos beneficiários e a adesão da população aos programas.

Avaliação é um processo sistemático de análise de resultados de uma política, programa ou projeto, a partir da utilização de critérios definidos, que visam determinar relevância, qualidade, utilidade ou efetividade, gerando recomendações para sua correção ou melhoria. Não há avaliação sem monitoramento. Envolve todas as atividades relacionadas às fases de um programa: concepção, monitoramento da sua implementação, verificação de

sua efetividade e eficiência; mede o grau de eficiência, eficácia e efetividade das ações.

A avaliação identifica processos e resultados, quantifica e qualifica dados de desempenho, compara, analisa, informa e propõe. Compara níveis atuais de desempenho com parâmetros ou indicadores de qualidade estabelecidos e apresenta recomendações e ações corretivas a serem executadas em determinado período de tempo, para melhoria de desempenho.

a) Tipologias da avaliação:

• Estrutura – refere-se à adequação das instalações físicas, equipamentos, recursos humanos e insumos.

• Processo – avaliação das atividades e serviços, técnicas utilizadas, tempo, nível de informações, serviços prestados etc.

• Resultados (eficácia) – visa avaliar até que ponto estão sendo alcançados os resultados previstos.

• Impacto – avaliação quando se leva em conta o conjunto da população (usuários do sistema). Mudanças ocorridas na melhoria de serviços de saúde, em relação aos beneficiários.

• Eficiência – avaliação econômica (custos).

b) Objetivos:

• Adequar os objetivos, a fim de estabelecer medidas interventivas.

• Saber se o que foi realizado e/ou como estão sendo obtidos os resultados, seus impactos.

• Verificar se os objetivos e as metas estão sendo cumpridos de acordo com as expectativas esperadas.

• Saber para onde estamos indo e o que precisamos para mudar de direção.

• Efetuar análises comparativas de desempenho em diferentes períodos no tempo.

1 Efetividade – Procura avaliar se o programa tem obtido resultados na direção esperada.

2 Eficiência – Procura medir os benefícios gerados pelo programa em relação a seus custos.

• Melhorar métodos de controle.

• Estabelecer o grau de efetividade/eficácia e eficiência/rendimento de um programa, projeto ou serviço.

• Identificar pontos fortes e fracos.

• Facilitar o processo de tomada de decisões para melhorar e/ou modificar o programa ou projeto.

• Permitir visibilidade do desempenho da equipe num contexto amplo, compreendendo as consequências da sua atuação.

c) Indicadores:

• Os indicadores são o parâmetro que mede a diferença entre a situação desejada e a situação atual. Permite quantificar um processo/atividade.

• Os indicadores fornecem referência para coleta de dados e evidências para os propósitos da avaliação. São utilizados para acompanhar e avaliar o cumprimento de metas.

• O indicador está associado ao objetivo e deve possibilitar mensuração dos resultados alcançados, é geralmente representado como uma relação ou taxa entre variáveis associadas sobre as quais se pretende atuar.

• No gerenciamento dos indicadores é importante a formação de uma base de dados (série histórica), que permita efetuar análises através do tempo, bem como se as ações empreendidas estão surtindo o resultado esperado.

d) Índices

Representam o padrão de medida ou unidade de medida dos indicadores, permitindo uniformidade e o estabelecimento de metas e acompanhamento.

e) Procedimentos:

• Elaborar critérios, indicadores de qualidade e instrumentos para avaliar a eficiência dos serviços.

• Implementar ações corretivas e de melhoria da qualidade nos serviços cujos resultados e/ou recomendações da avaliação apontem para esta necessidade.

• Divulgar as intervenções implementadas para a melhoria da qualidade nos serviços, via boletins, site, informações, instrumentos de avaliação.

f) Avaliação do desempenho deve considerar os seguintes aspectos:

• Sistemas de coleta e informação de resultados eficientes;

• Conjunto de índices adequados;

• Análise estatística dos resultados; e

• Ações corretivas.

O desafio realmente importante é transformar dados em informações que possibilitem a tomada de decisões por meio de escolha adequada de indicadores e da análise sistemática dos resultados.

Assim, como afirmam Sink e Tuttle (1993), para transformar os dados em informações, devem ser seguidos alguns pré-requisitos básicos:

• Escolher um conjunto de dados representativos, interpretáveis, oportunos e confiáveis da realidade que se pretende representar.
• Ter definidos e seguir procedimentos padronizados para o levantamento dos dados.
• Dispor de um sistema robusto de apropriação e tratamento dos dados.
• Possuir uma base de dados segura e de fácil acesso.
• Dispor de ferramentas que facilitem a análise dos dados.

• Dispor de pessoal capacitado e com experiência no processo sob análise

g) Requisitos básicos (MSH/WHO,1997):

• Clareza – facilidade para entender e calcular.
• Utilidade – refletir a importante dimensão de desempenho.
• Mensurabilidade – definido em termos quantitativos ou qualitativos.
• Confiabilidade – permitir avaliação através do tempo e entre diferentes observadores.
• Validade – realizar uma medida verdadeira do que se quer medir.

h) Sugestão de alguns indicadores:

Seleção

• Porcentual de redução no número de especialidades farmacêuticas, após implantação da Relação de Medicamentos Essenciais.
• Porcentual de redução dos custos por tratamento.
• Porcentual dos profissionais que prescrevem pela Relação de Medicamentos Essenciais.
• Porcentual de prescrição pela Relação de Medicamentos Essenciais.

Programação

• Porcentual de itens de medicamentos programados x medicamentos adquiridos (em quantidade e recursos financeiros).
• Porcentual de itens programados x atendidos
• Porcentual de demanda atendida e não atendida.
• Porcentual de medicamentos programados e não utilizados por superestimação.

Aquisição

• Desempenho de fornecedores (acompanhamento de dados: pontualidade da entrega, qualidade do produto, preço, segurança, embalagem, entre outros).
• Recursos gastos com aquisição de medicamentos e por modalidade de compra.
• Demonstrativo físico-financeiro de aquisição por determinado período de tempo.
• Tempo médio gasto no processo de compra por modalidade de licitação, desde a emissão do pedido até o recebimento do medicamento.
• Quantidades solicitadas x quantidades adquiridas.
• Número de itens solicitados x adquiridos.
• Recursos públicos gastos per capita e por grupos de medicamentos.
• Valores gastos por modalidade de compra.
• Análise comparativa entre os preços de mercado estimados para a compra x preços ofertados na compra etc.
• Análises comparativas de preços das aquisições por produto e/ou grupos farmacêuticos ou especialidades/clínicas médicas.
• Análises comparativas de preços de medicamentos por laboratório, para mensurar os aumentos ao longo do tempo praticado pelos laboratórios.

Avaliação de fornecedores:

• Número de ocorrências/não conformidades apresentadas pelo fornecedor em relação as entregues (registrar em instrumento específico todas as ocorrências, bem como no respectivo cadastro do fornecedor).
• Número de reclamações recebidas do produto.
• Quantidades contratadas x quantidades entregues.
• Cumprimento dos prazos de entrega contratados.

Distribuição

• Porcentual e/ou número de unidades atendidas mês/ano.
• Tempo médio gasto na reposição dos medicamentos.
• Porcentual de unidades de saúde atendidas de acordo com o cronograma de distribuição.
• Porcentual de demanda atendida e não atendida.
• Porcentual de itens solicitados x itens atendidos.

• Porcentual do gasto mensal com medicamentos para atender à atenção básica de saúde e por unidade de serviço.

Armazenamento

·        Porcentual de medicamentos vencidos.

·        Porcentual de perdas de medicamentos decorrentes de armazenamento inadequado.

·        Número de inventários realizados/ano.

·        Porcentual de erros na entrega de medicamentos.

·        Porcentual de medicamentos sem rotatividade/ano.

Avaliação dos estoques:

• Custo total dos estoques – avaliar periodicamente quanto a instituição está investindo em relação ao que foi programado, adquirido.
• Rotatividade dos estoques – relação entre consumo e estoque médio, em determinado período de tempo.
• Produtos vencidos e obsoletos – relação do estoque vencido, dividido pelo valor total do estoque, em determinado período de tempo.

FONTE

MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria de Ciência, Tecnologia e Insumos Estratégicos Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégica ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA NA ATENÇÃO BÁSICA INSTRUÇÕES TÉCNICAS PARA SUA ORGANIZAÇÃO 2ª edição Série A. Normas e Manuais Técnicos Brasília – DF 2006 Biblioteca Virtual em Saúde do Ministério da Saúde: http://www.saude.gov.br/bvs

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