BOAS PRÁTICAS DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO PARTE 1

MANUAL DE ESTRUTURAÇÃO DE ALMOXARIFADOS DE MEDICAMENTOS E PRODUTOS PARA A SAÚDE, E DE BOAS PRÁTICAS DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO

PARTE 1

APRESENTAÇÃO

Os medicamentos são produtos diferenciados de suma importância para a melhoria ou manutenção da qualidade de vida da população. A preservação da sua qualidade deve ser garantida desde sua fabricação até a dispensação ao paciente. Desta forma, as condições de estocagem, distribuição e transporte desempenham papel fundamental para a manutenção dos padrões de qualidade dos medicamentos.

Assim é imprescindível que o ciclo logístico da Assistência Farmacêutica (aquisição, programação, armazenamento, distribuição e dispensação) tenha a qualidade e a racionalidade necessárias, de modo a disponibilizar medicamentos seguros e eficazes, no momento certo e nas quantidades adequadas.

Um dos componentes essenciais do sistema de fornecimento de medicamentos é a estocagem em local bem localizado, bem construído, bem organizado e seguro. Este pressuposto torna imprescindível o planejamento detalhado da montagem e funcionamento dos almoxarifados de medicamentos.

A Assistência Farmacêutica conceituada como “grupo de atividades relacionadas com o medicamento, destinadas a apoiar as ações de saúde demandadas por uma comunidade”, desempenha papel essencial para a saúde. No município de São Paulo a Assistência Farmacêutica, como toda a Secretaria Municipal da Saúde (SMS), vive momento ímpar, decorrente da descentralização administrativa em subprefeituras.

A descentralização da gestão da saúde, através das respectivas coordenadorias das subprefeituras criou o fato da necessidade das estruturas do gabinete da SMS apoiarem a estruturação de alguns serviços, e dentre eles, a montagem dos almoxarifados de medicamentos.

A construção deste “Manual de Estruturação de Almoxarifados de Medicamentos e Produtos para a Saúde e, Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição”, tem o objetivo de apoiar as iniciativas das coordenadorias de saúde quanto à montagem e organização de seus almoxarifados de medicamentos.

O manual em questão não se propõe a esgotar o assunto, mas sim, oferecer diretrizes e procedimentos básicos que possam assegurar a qualidade e a segurança dos medicamentos estocados e distribuídos, dentro das dependências das unidades do SUS municipal.

Assim, a Parte I trata da estruturação dos almoxarifados de medicamentos e produtos para a saúde quanto às instalações físicas, que são exigidas pelas Normas Técnicas vigentes.

A Parte II enfoca as boas práticas de armazenamento e distribuição, oferecendo diretrizes para que o almoxarifado cumpra bem a sua função de receber, estocar, guardar, conservar e controlar os medicamentos, garantindo a manutenção de seus padrões de qualidade.

A Parte III foi fundamentada em documento da Organização Mundial da Saúde e traz diretrizes para o recebimento de doações de medicamentos.

Destacamos que a normatização sobre a estocagem de medicamentos é igualmente aplicável para os produtos para a saúde.

Esperamos que as informações aqui contidas sejam úteis para a estruturação dos almoxarifados e que possam garantir a manutenção do padrão de qualidade dos medicamentos dispensados no âmbito do SUS municipal.

PARTE I - ESTRUTURAÇÃO DE ALMOXARIFADOS DE MEDICAMENTOS E DE PRODUTOS PARA A SAÚDE

Os almoxarifados precisam ser estruturados para desempenhar as atividades de:

v Recebimento;

v Estocagem e guarda;

v Conservação e

v Controle de estoque.

Dentro deste contexto, para o melhor desempenho de suas atribuições, os almoxarifados devem ser construídos conforme as orientações que seguem.

1. Localização

A localização do almoxarifado deve ser planejada, em função da logística de

distribuição, ou seja, que o mesmo tenha localização estratégica em relação às unidades de saúde que serão abastecidas a partir do mesmo.

2. Área física

A área física deverá ser projetada de acordo com a demanda de cada subprefeitura.

3. Estrutura física externa

Deve ter espaço suficiente para a manobra dos caminhões que farão a entrega dos produtos. Deve conter plataforma para carga e descarga, com altura correspondente à base da carroceria de um caminhão, o que corresponde a aproximadamente 100 cm.

Esta área de carga e descarga deve ter cobertura, para evitar a incisão direta de luz sobre os produtos durante a descarga e, eventualmente, chuva.

O local deve possuir rampas que permitam facilidade de locomoção dos carrinhos contendo os produtos e devem ser estabelecidos procedimentos especiais para o recebimento em dias chuvosos. As portas externas devem ser confeccionadas em aço e em tamanho adequado para a passagem dos caminhões.

A iluminação externa deve ser considerada como medida de segurança. O local também deve contar com serviço de segurança por 24 horas.

O edifício deve se apresentar em bom estado de conservação: isento de rachaduras, pinturas descascadas, infiltrações, etc. Este ponto é especialmente importante para o caso da necessidade de locação do imóvel.

Os arredores devem estar limpos e não devem existir fontes de poluição ou contaminação ambientais próximas ao mesmo. O local deve ter placa de identificação (por exemplo, Prefeitura do Município de São Paulo, Subprefeitura...).

4. Estrutura física interna

As instalações devem ser projetadas de acordo com o volume operacional do almoxarifado. Mas as condições físicas devem ser observadas qualquer que seja o tamanho do mesmo:

v Piso – deve ser plano, de fácil limpeza e resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos;

v Paredes – constituídas de alvenaria, devem ser pintadas com cor clara, lavável e devem apresentar-se isentas de infiltrações e umidade. Pelo menos uma das quatro paredes deve receber ventilação direta, através de abertura localizada, no mínimo, a 210 cm do piso. Esta abertura deve estar protegida com tela metálica para evitar a entrada de insetos, pássaros, roedores, etc;

v Pé direito – A altura mínima recomendada é de 6 m na área de estocagem e de 3 m nas demais áreas;

v Portas – de preferência esmaltadas ou de alumínio, contendo fechadura e/ou cadeado;

v Teto – de preferência de laje, mesmo que do tipo pré-moldada. Deve-se evitar telhas de amianto porque absorvem muito calor;

v Sinalização interna – As áreas e estantes, além dos locais dos extintores de incêndio, precisam ser identificadas;

v Instalações elétricas – devem ser mantidas em bom estado, evitando-se o uso de adaptadores. O quadro de força deve ficar externo à área de estocagem e as fiações devem estar em tubulações apropriadas. É sempre bom lembrar que os curtos-circuitos são as causas da maioria dos incêndios.

5. Equipamentos

Os equipamentos devem ser pensados em função do espaço físico e do volume operacional do almoxarifado.

v Estantes – são adequadas para medicamentos desembalados ou acondicionados em pequenas caixas. As estantes modulares de aço ou de madeira revestida por fórmica, são mais indicadas porque permitem fácil manuseio. A profundidade ideal é de 60 cm, podendo ser de 40 cm em alguns casos. As tintas utilizadas nas estantes devem ter secagem rápida, para que não fiquem impregnadas nas embalagens;

v Estrados – são apropriados para caixas maiores, não devem ultrapassar 120 cm no lado maior;

v Escadas – para movimentação dos estoques quando os medicamentos estiverem desembalados ou acondicionados em caixas menores;

v Empilhadeira – para quando o almoxarifado fizer uso de sistema de armazenagem vertical: estrados ou “pallets”. As pilhas não devem ultrapassar a altura de 1,5 m ou conforme a informação do fabricante do produto. Assim, evitam-se os desabamentos e as alterações das embalagens por compressões;

v Carrinhos para transporte - a escolha dos mesmos depende do volume operacional do almoxarifado;

v Sistema de condicionamento de ar – utilizado para o controle adequado da temperatura nos locais de armazenagem de medicamentos. Devem ser pensados em função das condições dos ambientes. Em São Paulo as temperaturas se elevam muito no verão, desta forma, a instalação deste sistema deve ser considerada;

v Ventiladores – na impossibilidade de instalação de aparelhos de ar condicionado, deve ser previsto o uso de ventiladores;

v Exaustores – são úteis porque ajudam na ventilação do ambiente;

v Termômetros – são recomendados os termômetros que registram as temperaturas máximas e mínimas para a medição na área de estocagem. Também devem ser usados termômetros adequados para a medição das temperaturas das câmaras frias ou refrigeradores;

v Higrômetro – usado para a medição da umidade nas áreas de armazenamento;

v Armários de aço com chave – destinados ao armazenamento de medicamentos sujeitos a controle especial, quando o volume estocado é pequeno. No geral é preferível dispor de sala fechada para este fim;

v Extintores de incêndio – devem ser adequados aos tipos de materiais armazenados e devem estar fixados nas paredes e sinalizados conforme normas vigentes. É recomendável a consulta ao Corpo de Bombeiros sobre os locais apropriados para a instalação dos mesmos, bem como sobre a sinalização e especificações necessárias. Devem ter ficha de controle de inspeção e etiqueta de identificação contendo a data da recarga;

v Câmara fria – utilizada, principalmente, para a conservação entre 2 e 8ºC de volumes maiores de medicamentos termolábeis;

v Refrigerador – para estocagem entre 2 e 8ºC;

v Outros:

Ø  Caixas plásticas para transporte;

Ø  Caixas de isopor para transporte;

Ø  Cesto com tampa;

Ø  Lacres;

Ø  Armários, escrivaninhas e cadeiras;

Ø  Aparelho de fax;

Ø  Linha de telefone direta;

Ø  Máquinas de calcular;

Ø  Pontas de rede (internet);

Ø  Computadores;

Ø  Impressoras.

6. Áreas do almoxarifado

O almoxarifado pode estar destinado à estocagem de medicamentos e produtos para a saúde. Para tanto, devem ser previstos setores separados para os mesmos. Recomenda-se que cada setor (medicamentos e produtos para a saúde) tenha profissional responsável.

Deve ser estruturado para conter as seguintes áreas:

v Recepção – Área destinada ao recebimento dos produtos, na qual devem ser realizadas a verificação, a conferência e a separação dos mesmos.

v Expedição – Área destinada à organização, preparação, conferência e liberação dos produtos.

v Vestiário – Destinado ao pessoal da carga e descarga.

v Refeitório

v Sanitários

v Armazenamento

1. Geral

o local deve ser ventilado. Os medicamentos devem ser armazenados em estantes ou estrados. As estantes ou estrados devem ser protegidos da luz e devem permitir a livre circulação de pessoas e equipamentos. Recomenda-se o espaço de aproximadamente 150 cm entre as estantes. Os estrados devem manter distância de 80 cm entre si. No caso do uso de empilhadeiras, considerar o giro da mesma;

2. Medicamentos sujeitos a controle especial

Recomenda-se que haja sala reservada para o armazenamento destes medicamentos e, neste caso, a mesma deve atender às especificações sobre ventilação, temperatura, condições de luminosidade e umidade que também são necessárias para a área de armazenamento geral. A melhor localização da sala é próxima à área administrativa, porque permite maior controle do acesso das pessoas;

3. Medicamentos termolábeis

Devem ser armazenados em equipamentos apropriados para conservação a frio (câmara fria ou refrigerador). A escolha de qual deles será utilizado depende do volume de medicamentos que precisam ser armazenados.

4 Administração

Recomenda-se que a sala da administração tenha aproximadamente 10 m2 e que o acesso seja independente das demais áreas do almoxarifado.

É importante ressaltar que a recepção e a expedição podem ou não estar localizadas no mesmo espaço, no entanto, este espaço deve estar separado das outras áreas do almoxarifado.

FONTE:

Prefeitura do Município de São Paulo , Secretaria Municipal da Saúde Coordenação de Desenvolvimento da Gestão Descentralizada – COGest Área Temática de Assistência Farmacêutica

ÁREA TEMÁTICA DE ASSISTÊNCIA FARMACÊUTICA – COGest/SMS.G:

Chizuru Minami Yokaichiya , Dirce Cruz Marques, Fabiola Sulpino Vieira, Sandra Aparecida Jeremias, Sueli Ilkiu, Vilberto Crispiniano de Oliveira

COLABORADORES Cristina Fujii de Castro, Sílvia Regina Ansaldi da Silva, Sônia Maria A. Cintra Gonçalves, Vera Marta Takayama, Shirley Araújo Oliveira

Maria Cecília M. Greco, Ronaldo José de Oliveira, Eduardo Teixeira de Oliveira

APOIO LOGÍSTICO Milton Salas Augusto & equipe

IMPRESSÃO CEFOR - SMS São Paulo, 2003